Home-theater-designers
Ja Microsoft Office būtu bijusi valsts, tā būtu trešā populārākā valsts pasaulē. 1,2 miljardi cilvēku viena lietotņu komplekta izmantošana ir satriecoša. Un viņi 'runā' 107 valodās!
Bet šobrīd jūs un es runājam angļu valodā, un mēs runāsim par populārāko rīku Microsoft Office arsenālā - Microsoft Word 2016. gads .
Kā noņemt administratora paroli operētājsistēmā Windows 10
Šo dokumentu redaktoru izmanto dažādu dokumentu rakstīšanai. No vienkāršas lietojumprogrammas līdz nepieciešamajam CV. No vienkārša spaiņu saraksta līdz biroja piezīmei. Mēs domājam, ka varam strādāt ar Word. Bet tieši tad, kad mēs apsēžamies, lai rakstītu nopietnu profesionālu ziņojumu, mēs atklājam svarīgu faktu.
Profesionālu ziņojumu rakstīšanai ir vajadzīgas dažādas prasmes.
Tātad, pajautājiet sev šo - vai jūs varat pāriet no viena dokumenta uz garu ziņojumu? Vai jūs zināt visas Microsoft Word funkcijas, kas palīdzēs pārvaldīt šo liela mēroga dokumentu projektu? Vai jūs varat sadarboties darbā ar citiem komandas locekļiem?
Jūs, iespējams, esat students, maza uzņēmuma īpašnieks vai biroja darbinieks ... jums būs jāizveido atskaite vai profesionāli noformēts kāda veida dokuments. Šis MakeUseOf ceļvedis palīdzēs jums atjaunināt tehniku un uzlabot dizaina pieeju.
Šajā rokasgrāmatā:
Pārskata rakstīšana - Ievads | Pārskatu kontrolsaraksts
Noderīgi Microsoft Word rīki - Īpaša ielīmēšana | Pētnieks | Iesaldējiet sava dokumenta daļas
Darbs pie izkārtojuma un dizaina - Ievads | Titullapu | Satura rādītājs | Galvene un kājene | Lapu numuri | Fonta stils | Rindkopas stils | Lapu pārtraukumi | Stili un tēmas | Paraksti | Ātrās detaļas | Lapas apmales
Atsauces un sadarbība - Indekss | Bibliogrāfijas | Savstarpējās atsauces | Komentāri
Pabeigt savu ziņojumu - Paraksti | Ūdenszīmes | Tikai lasīt | Drukāt PDF formātā
Nākamais solis - Secinājums
Pārskata rakstīšana
Pārskatu rakstīšana ietver izpēti un pēc tam šīs analīzes rezultātu publicēšanu. Profesionālajā pasaulē vissvarīgākais ir jūsu publicētā materiāla izskats vai izskats. Acīm tīkamais gala rezultāts var pasliktināt jūsu reputāciju un uzlabot jūsu personīgo zīmolu.
Tālāk norādītās darbības palīdzēs jums, izmantojot Microsoft Word 2016. ekspertu funkcijas. Pavadiet daudz laika plānam. Sāciet ar šīm vadlīnijām…
1. solis: izlemiet mērķi
Pirms atskaites sākšanas jums vispirms jāzina, kāpēc jūs to rakstāt. Ziņojumi ir dažāda veida, bet tie ir paredzēti informēšanai vai pārliecināšanai. To var izmantot, lai aprakstītu tehnisko procesu, koplietotu pamatinformāciju vai parādītu projekta progresu.
Pajautājiet sev - Kas un Kāpēc . Tas palīdzēs jums noteikt mērķi līdz vienam galvenajam punktam un pie tā pieturēties, nevis muldēt ar nevajadzīgām detaļām.
2. darbība. Identificējiet savu auditoriju
Otrs svarīgais apsvērums ir novērtēt savu auditoriju. Vai viņi spēs saprast, par ko jūs runājat? Vai ir dažādi lasītāju līmeņi, kas lasīs ziņojumu? Lasītāja zināšanas par šo tēmu lielā mērā ietekmēs informāciju, kas jums jāiekļauj.
Izlemiet par galveno auditoriju un pēc tam pierakstiet ziņojumu atbilstošā tehniskā līmenī. Sekundāro auditoriju var atbalstīt ar papildu informāciju ziņojuma beigās.
3. darbība. Ziniet savu tēmu
Jums jāzina, par ko jūs runājat. Tātad, izpētiet tēmu un iekļaujiet visu būtisko informāciju, lai pierādītu savu viedokli. Pārliecinieties, ka izdarāt secinājumus, pamatojoties uz faktiem, nevis uz personīgu viedokli. Informācijai jābūt pareizai, aktuālai un ar atsaucēm.
Izmantojiet arī dažādus resursus, piemēram, žurnālus, avīžu rakstus, grāmatas, tīmekļa vietnes, brošūras, neapstrādātus datus, gada pārskatus un runas, lai atbalstītu jūsu viedokli. Vienkārši nepalieciet pie Wikipedia.
4. solis: izklāstiet pārskatu
Jūs esat veicis pētījumu. Ir ļoti daudz informācijas, kas gaida drukāšanu un drukāšanu. Bet pagaidi! Neslīkst pirms ieiešanas ūdenī. Sagatavojiet pārskata galīgo izklāstu, kas būs ceļa punktu diagramma, lai palīdzētu jums orientēties no sākuma līdz beigām. Kontūra ir plāns. Tas sniegs jums putna lidojuma skatu uz zemi, kā arī parādīs, kur jāaizpilda informācija.
Idejas pārskata struktūra var ietvert šādus elementus:
- Titullapa
- Kopsavilkums
- Satura rādītājs
- Ievads
- Ziņojuma pamatteksts
- Secinājums
- Ieteikumi
- Pielikums
- Bibliogrāfija un atsauces
Microsoft Word Dokumenta izklāsts ir spēcīga funkcija, kas var palīdzēt sakārtot dokumentu pat pirms tā aizpildīšanas ar izpēti. Izmantot prāta vētras un prāta kartēšanas veidnes arī.
5. solis: rakstiet, rediģējiet, korektūru un pabeidziet
Kad esat strukturējis savu pārskatu, ir pienācis laiks aizpildīt galvenes ar saturu. Es personīgi uzskatu, ka vislabāk ir nedaudz apskatīt katru sadaļu un pēc tam to apkopot ar informāciju. To varat izdarīt, ja vēlaties, vai pabeigt katru sadaļu, ejot uz leju pārskata struktūrā. Noteikti koncentrējieties uz savu ideju prezentēšanu un atbalsta pierādījumu izmantošanu, nevis pareizrakstību un gramatiku. Aprakstiet savu argumentu un uzrakstiet dažus teikumus, kas atspoguļo jūsu galvenās idejas. Ja atrodat kaut ko citējamu, citējiet to.
Kad lielākā daļa jūsu teksta ir uzrakstīta, tagad ir pienācis laiks to izlasīt un pārliecināties, ka tas plūst labi. Pārliecinieties, ka jūs vadāt lasītāja izpratni ar pārejas vārdiem, piemēram, “Šī informācija parāda…”, “Citiem vārdiem sakot…”, “Līdzīgi…”, un izceliet atbilstošos un galvenos punktus.
Visbeidzot, veltiet laiku korektūrai, pārbaudiet pareizrakstību un gramatiku un vēlreiz pārbaudiet visu attiecīgo informāciju un tās loģisko plūsmu. Vislabāk ir atstāt vismaz vienu dienu, lai pārbaudītu un koriģētu savu darbu. Nemēģiniet to rediģēt uzreiz pēc domām, ka esat pabeidzis, jo jums būs tendence palaist garām lasīto. Nedaudz izgulējieties un nākamajā dienā to pārlasiet.
Pārskatu kontrolsaraksts
Pirms iesniedzat un iesniedzat ziņojumu, pie kura esat tik smagi strādājis, pārliecinieties, ka esat veicis tālāk norādītās darbības.
- Aizpildiet titullapu ar nosaukumu, jūsu vārdu, datumu, kam paredzēts pārskats un iespējamo aprakstu par to, par ko ziņojums attiecas.
- Satura lapā ir atbilstoši virsraksti, un lapu numuri ir pareizi.
- Pārliecinieties, ka ievadā ir ietverti galvenie punkti, ziņojuma darbības joma un mērķis, kuru tas vēlas sasniegt.
- Jūs esat pievienojis parakstus virs tabulām un zem attēliem/grafikiem.
- Vai ziņojuma saturs sniedz informāciju skaidrā, loģiskā, faktiskā veidā, neatpaliek no tēmas?
- Vai secinājumā ir izklāstīti rezultāti, atkārtota galvenā ideja un nav iekļauta jauna informācija?
- Vai virsraksti un apakšvirsraksti ir skaidri marķēti?
- Vai citāti ir atbilstoši, aktuāli un pareizi atsaucami?
- Vai attiecīgos gadījumos esat izmantojis lappušu pārtraukumus?
Tagad sāksim Microsoft Word un iepazīsimies ar funkcijām, kas palīdzēs apkopot jūsu ziņojuma projektu un parādīt to kā profesionālu dokumentu.
Noderīgas Microsoft Word funkcijas pārskatu rakstīšanai
Pieņemiet tos kā koduma lieluma padomus un apgūstiet tos pa vienam.
Microsoft Word ir liela haubice ar daudziem uzgriežņiem un skrūvēm. Pievērsīsim uzmanību galvenajām prasmju kopām un rīkiem, kas jums būs nepieciešami, lai plānotu, sagatavotu un prezentētu profesionālo ziņojumu. Microsoft Word funkcijas, kuras mēs apskatīsim tālāk, ir arī produktivitātes saīsnes, kas atvieglos jūsu darbu.
Padoms: Izmantojiet Microsoft Word 2016 palīgu “Pastāsti man”, lai uzzinātu vairāk par jaunajām Office komplekta funkcijām.
Sāksim ar trim sākotnējiem rīkiem ...
Izmantojiet īpašo ielīmēšanu
Lielākajai daļai no mums, kad Wordā ir jākopē teksts vai attēls, īsinājumtaustiņš CTRL+V darbojas lieliski. Bet dažreiz mēs varētu vēlēties ielīmēt kopētos datus citā formātā, piemēram, Excel datus kā attēlu. Ar Īpaša ielīmēšana komandu, kuru varat atmest vai norādīt formātu, kad Word ielīmējat attēlu, prezentācijas datus, tabulu vai objektu no jebkuras citas programmas.
Jūs daudz strādāsit ar Excel tabulām un diagrammām profesionālā dokumentā.
Ja jūs vienkārši nokopējat vēlamo un noklikšķiniet uz ielīmēt, pamanīsit, ka dati tiks ievietoti kā tabulas. Bet, ja vēlaties ielīmēt lielu šūnu laukumu un nevēlaties to rediģēt, iespējams, vēlēsities to ielīmēt kā attēlu ar papildu iespēju to rediģēt.
In Microsoft Excel: Atlasiet un iezīmējiet šūnas, kuras vēlaties kopēt> Nospiediet CTRL+C.
In Microsoft Word: Iet uz Sākums> Ielīmēt> Īpašā ielīmēšana . Izvēlieties Īpaša ielīmēšana un dialoglodziņā izvēlieties Microsoft Office Excel darblapas objekts .
Jūs varat mainīt datu izmērus tā, kā tas bija attēls, un, veicot dubultklikšķi, varēsit rediģēt vērtības. Jūs varat mainīt tabulu vai diagrammu un pārveidot to. Un, atjauninot diagrammas vai tabulas datus programmā Excel, varat automātiski atsvaidzināt diagrammu programmā Word.
Izmēģiniet arī konteksta izvēlni ar peles labo pogu. Tiek parādīta izvēlne Īpašā ielīmēšana:
Ir vairāk iespējas importēt datus no Excel programmā Word . The Microsoft Office atbalsts lapā tos arī sīki apraksta.
Izmantojiet pētnieku
Jā, ir Google un Wikipedia. Bet nepārtraukta pāreja no Word uz pārlūkprogrammu var kavēt jūsu produktivitāti. Office 2016 šajā spēcīgajā darbā nodrošina spēcīgu pētniecības integrāciju. Pētnieks var ne tikai palīdzēt atrast saturu no Microsoft Word, bet arī ātri pievienot citātus. Tas izmanto Bing zināšanu diagrammu, lai atrastu pareizo saturu jūsu dokumenta atbalstam.
Iet uz Lente> cilne Atsauces un c Izvēlieties Pētnieks . Labajā pusē tiks atvērta rūts ar meklēšanas iespējām.
Ierakstiet atslēgvārdu tēmai, kuru vēlaties meklēt, un nospiediet taustiņu Enter.
Rūts Rezultāti parāda avotu sarakstu, kurus varat izmantot savā dokumentā. Izvēlieties tēmu, ko detalizēti izpētīt.
Pievienojiet tēmu savam Microsoft Word dokumentam, noklikšķinot uz pluszīmes labajā augšējā stūrī. Varat arī noklikšķināt uz pluszīmes uz jebkura rezultāta, lai citētu avotu savā izpētes dokumentā. Citēšanas avots palīdz jums atbalstīt jūsu pētījumus, izmantojot tīmekļa avotus un grāmatas.
Kā redzēsim vēlāk, anotēta bibliogrāfija ir viena no visgrūtākajām dokumenta daļām. Pētnieks ir inteliģents palīgs, kurš ieiet.
Iesaldējiet daļu sava Word dokumenta
Uzskatīsim par pašsaprotamu, ka jūsu profesionālais ziņojums būs ilgs un sarežģīts darbs. Varat sadalīt Word logu divās rūtīs, lai vienlaikus varētu apskatīt divas dažādas dokumenta daļas. Tas ir vērtīgs laika ietaupījums, ja vēlaties kopēt un ielīmēt detaļas no vienas vietas uz citu vai atsaukties uz vienu dokumenta daļu, strādājot citā.
Iet uz Lente> cilne Skatīt> Sadalīt .
Lai noņemtu sadalījumu, noklikšķiniet uz Noņemt sadalījumu tajā pašā cilnē.
Windows grupa piedāvā vairākas iespējas, kā mainīt divu vai vairāku dokumentu apstrādes veidu. Funkcijas ir pašsaprotamas.
Lai ritinātu abus dokumentus vienlaikus, noklikšķiniet uz Sinhronā ritināšana cilnes Skats grupā Logi. Varat arī noklikšķināt uz Skatīt blakus novietot divas dokumenta daļas blakus.
Padoms: Izmantojiet sadalīto skatu, lai parādītu divus dažādus izkārtojumus - piemēram, Drukāt un Kontūra. Iestatiet sadalījumu. Pēc tam noklikšķiniet uz rūts, kuru vēlaties mainīt, un pēc tam cilnē Skats atlasiet citu izkārtojumu.
Darbs pie izkārtojuma un dizaina
Pārskata prezentācija ir tas, kas liek kādam izlasīt ziņojumu, un tāpēc ir svarīgi, lai jūsu ziņojums būtu labi pasniegts. Ja jums būtu jāizvēlas četri ziņojumi, ko izlasīt, ko jūs izvēlētos?
- Ar roku rakstīts ziņojums.
- Melnbalts drukāts dokuments.
- Atskaite, kas drukāta uz parasta krāsaina A4 papīra.
- Krāsaini izdrukāts ziņojums ar āķīgu titullapu, glīti apvilkts un gluds?
Jūs paņemsiet ceturto ziņojumu, jo tas jūs pievilks tikai vizuālā izskata dēļ.
Priekšējais vāks nav vienīgais iemesls. Labi izstrādāts ziņojums ir vieglāk lasāms. Ir arī vieglāk skenēt, ja jums nav laika lasīt. Tāpēc jums ir jāpavada laiks galvenēm un kājenēm, kā arī dažādiem stiliem un tēmām. Īsumā - katra atskaites elementa formatējums.
Formatēšana var šķist grūts darbs, taču tas ir jautrs vingrinājums, kurā tiks izmantoti visi jūsu radošie muskuļi. Galvenās atrunas būs prasmes, kuras turpmāk varēsit izmantot jebkurā Microsoft Office programmā. Un laiku, ko ietaupīsit, izmantojot visus šeit iegūtos produktivitātes padomus.
Microsoft Word 2016 ir bagāts funkciju kopums. Šie ir tikai daži no veidiem, kā jūsu pārskata dizains var izcelties no pārējiem un būt profesionāls. Tātad, sadalīsim izkārtojuma un dizaina prasmes.
Šajā sadaļā soli pa solim tiks apskatītas šīs funkcijas:
- Sāciet ar titullapu
- Izveidojiet satura rādītāju
- Izveidojiet savu galveni un kājeni
- Pievienojiet lapu numurus
(Satura formatēšana)
- Izvēlieties pareizos fontus
- Izveidojiet rindkopu stilu
- Kontroles lapas pārtraukumi
- Izmantojiet stilus un motīvus
- Paraksti
- Izmantojiet ātrās detaļas
- Dekorējiet ar lapas malām
1. Sāciet ar titullapu
Pirmā lapa ir pirmais kontakta punkts ar lasītāju. Tā ir arī jūsu iespēja atstāt labvēlīgu iespaidu. Neļaujiet māksliniecisko prasmju trūkumam būt par attaisnojumu, jo Word uzņemas darbu, izmantojot iebūvēto titullapu galeriju. Viss, kas jums jādara, ir precēties ar ziņojuma tēmu.
Microsoft Word 2016 piedāvā jums 16 iepriekš formatētas veidnes un vēl trīs vietnē Office.com.
Iet uz Ievietot> Lapu grupa> Vāka lapa .
Vāka lapa pēc noklusējuma tiek parādīta dokumenta sākumā.
Tā kā tiek piedāvātas tikai 16 “oficiālas” veidnes, iespējams, atklāsit, ka visiem pārējiem vienaudžiem ir tāda pati titullapa. Tātad, kāpēc to nepielāgot un padarīt to nedaudz unikālāku.
Jūs varat noformējiet titullapu (vai titullapu) programmā Microsoft Word kaudzē var būt oriģināls. Saglabājiet to kā veidni vai viegli mainiet dizainu.
2. Izveidojiet satura rādītāju
Gadījuma lasītāji skenē. Labi lasītāji vispirms skenē un pēc tam ienirst dziļi. Satura rādītājs sniedz ceļa punktus, kas palīdz abiem. Ja tas ir garš un sarežģīts dokuments, vai jūs drīzāk nepārbaudītu zemes platību, pirms dodaties uz sadaļu, kas jūs interesē?
Apsveriet satura rādītāju (TOC), ja jūsu dokuments ir vairāk nekā 10 lapas garš. Vispirms jums vajadzētu pārliecināties, ka jums tas nav nepieciešams pārkārtojiet visas dokumenta lapas pirms TOC izveides.
Programmā Microsoft Word viss TOC nav jāraksta ar roku. Tur ir Satura rādītāja automātiskais rīks saskaņā Atsauces cilni, kurā ir jūsu kontūra un tā tiek noformēta jūsu vietā. Turklāt, ja vēlaties kaut ko mainīt, varat to viegli atjaunināt.
Ir arī veidnes, kuras varat lejupielādēt un pielāgot satura būtībai. Piemēram, disertācijas TOC izskatīsies citādi nekā uzņēmuma gada pārskats.
Mums ir pilnīga apmācība kā programmā Word izveidot satura rādītāja lapu .
Tā būtība ir šāda:
Izveidojiet kontūru un izmantojiet virsrakstu stilus, lai sakārtotu hierarhiju. Virsrakstu stiliem izmantojiet automātisko TOC rīku. Programma Word 2016 meklē šos virsrakstus un pēc tam ievieto satura rādītāju jūsu dokumentā. Pēc tam jūs varat automātiski atjaunināt savu TOC, ja veicat izmaiņas dokumentā.
Lai iegūtu plašāku praktisko vadību, varat izmantot arī Rokasgrāmatas saturs stils. Word ievieto viettura tekstu, un jums ir jāievieto un jāformatē katrs saturs sarakstā.
3. Izveidojiet savu galveni un kājeni
Galvenes un kājenes ir svarīgas pārskatos, jo galvenais mērķis ir sniegt informāciju par pārskatu katrā lapā. Tie ir kopējie lapu numuru attēlošanas apgabali. Dokumenta galvenē jābūt ziņojuma nosaukumam un, iespējams, tā izveidotāja vārdam. Pašreizējās sadaļas nosaukums ir noderīgs.
Savukārt kājenē jāiekļauj lappušu numuri, publicēšanas datums un cita nepieciešamā administratīvā informācija. Ņemiet vērā, ka daži stila ceļvežos ir īpašas vadlīnijas galvenēm un kājenēm .
Sāksim ar jūsu dokumenta galveni un piešķirsim tai unikālu izskatu.
Izvēlieties Ievietot , pēc tam atlasiet jebkuru Galvene vai Kājene no grupas. Iebūvētā galerija parāda vairākas iespējas, no kurām varat izvēlēties.
Galvenes un kājenes vieta tiek ievietota jūsu dokumentā ar viettura tekstu vai tabulu. The Galvenes un kājenes rīki tiek atvērta lentē citiem formatēšanas darbiem, piemēram, datumam, laikam vai attēlam.
Ievadiet tekstu un pēc tam atlasiet Aizveriet galveni un kājeni .
Jūs varat sākt ar tukšu galveni un kājeni. Ja jums ir dizaina prasmes, izmantojiet Galvenes un kājenes rīki veidot savu. Apgūstiet galvenes un kājenes telpu, ja vēlaties savai organizācijai izveidot pielāgotas veidlapas. Augšpusē varat izmantot zīmola elementus, piemēram, uzņēmuma vai organizācijas logotipus, un apakšā - glīti noformētas zemsvītras piezīmes
Izmēģināsim un pārveidosim vienu no iebūvētajām galvenēm. Es izvēlējos Puisis no galerijas.
Pēdējā izskata iegūšana prasīja divas minūtes, izmantojot vienkāršus teksta efektus un ikonu, kas iegūta no Microsoft Office ikonu galerijas.
Galvene un kājene atrodas vietā. Bet kā jūs zināt, kur atrodaties dokumentā? Ievietojiet lappušu numurus kā nākamo svarīgo ceļazīmi.
4. Pievienojiet lappušu numurus
Lapu numuri vislabāk izskatās kājenē (atšķirībā no galvenes, kā attēlā iepriekš). Lapā varat pievienot pamata lapas numuru Ievietot> Lapas numurs pogu uz lentes. Varat to pievienot arī no Dizains cilni, kas tiek parādīta, pievienojot galveni un kājeni.
Jums ir liela kontrole pār lappušu numuriem. Izvēlieties no plaša ciparu formātu klāsta un pielāgojiet tos savām vajadzībām. Šajā gadījumā mēs pievienojam numuru kājenei, bet jūs varat tos ievietot augšpusē vai pat malās. Šajā piemērā es ievietoju lapas numuru apakšējā kreisajā stūrī. Bet es gribētu mainīt noklusējuma izskatu un formātu.
Piemēram: izmantojot “X lapa no XXX”, garā dokumentā tiek parādīts labāks rādītājs.
Izvēlieties lapas numuru. Iet uz Ievietot> Ātrās detaļas . Nolaižamajā izvēlnē atlasiet Lauks . Dialoglodziņu Lauks varat sasniegt arī cilnē Galvenes un kājenes dizains.
Izvēlieties NumPages no garā lauku nosaukumu saraksta. Labajā lodziņā varat izvēlēties noteiktu formātu. Es izvēlējos parasto 1, 2, 3. Noklikšķiniet labi , un parādīsies lappušu skaita numurs. Tagad viss, kas jums jādara, ir pievienot savu tekstu, piemēram, X lapa no XXX, un mainīt ciparu izskatu, izmantojot parastos teksta formatēšanas rīkus, kas pieejami cilnē Sākums.
Tagad tas izskatās šādi:
Izveidojiet izskatu jebkurā dokumenta lappuses numurā, un Word automātiski atjaunina visu pārējo. Lapas numuri ir visizplatītākie kājenes elementi, taču tajā var būt arī visa cita informācija, piemēram, galvene. Grupas Ievietot opcijās galvenei vai kājenei varat pievienot datumu un laiku, informāciju par dokumentu, attēlus un daudz ko citu.
Tālāk mēs sākam satura formatēšanu.
Jūsu profesionālā ziņojuma vizuālais zīmējums ir saistīts ar “skaistumu”, ko piemērojat saturam. Formatēšana ir arī būtisks solis labi plūstošam dokumentam. Tātad jums ir jākoncentrē daudz enerģijas, lai izvēlētos pareizo fontu, rindkopu atstarpi un krāsas.
Neuztraucieties. Pat mākslinieciski izaicinātajiem šī daļa būs vienkārša, jo Microsoft Word ir komplektēts ar noklusējuma motīviem un vizuālajiem stiliem. Sāksim ar visvienkāršāko dokumenta elementu.
5. Izvēlieties un veidojiet pareizo fontu
Jūsu fonta izvēle profesionālā Word atskaitē nosaka ne tikai to, kā teksts izceļas, bet arī to, kā tas tiek drukāts. Jūs vēlaties abus, lai panāktu maksimālu efektu.
Jūs varat lietot burtveidolu (t.i., fonta vizuālo izskatu) vai nu visam dokumentam, vai konkrētām dokumenta daļām. Visas fontu izvēles iespējas ir pieejamas cilnē Sākums. Iet uz Sākums> Fonts .
Microsoft Word 2016 noklusējuma fonts ir Calibri. Skatieties tālāk, jo jums ir daudz citu, no kuriem izvēlēties. Ja izvēlaties Times New Roman, jūs varat uzskatīt par slinku, ja izvēlaties tinumus, labi ... es domāju, ka man tas nav jāskaidro. Tāpēc pārliecinieties, ka esat izvēlējies fontu, kas ir viegli lasāms un piemērots pārskatam. Lai to spēlētu droši, izvēlieties kādu no šiem profesionāla izskata Google fonti ; tie ir pieejami bez maksas.
Padoms: Baskervila un Gruzija ir labas alternatīvas pārmērīgi izmantotajam Times New Roman
Izmēģiniet citu teksta un virsrakstu (un apakšvirsrakstu) fontu savienošanu pārī. Vairākas vietnes, piemēram FontJoy un Veida Vilks palīdzēs eksperimentēt ar fontu pāriem. Jūs varat lejupielādēt un izmantot pielāgotus fontus arī. Bet atcerieties īkšķa likumu-nekad neizmantojiet vairāk kā trīs dažādus burtus dokumentā.
Lai iegūtu papildu picu, izmēģiniet nolaižamais vāciņš, lai uzlabotu tekstu .
6. Ieveidojiet rindkopas
Ja vēlaties, lai rindas būtu divvietīgas vai vienas atstarpes, jums jāmaina rindkopu formāts. Mainot atstarpes, jūs varat padarīt dokumentu vieglāk lasāmu vai radīt iespaidu, ka tas ir garāks un ka esat tajā ieguldījis vairāk darba.
Lai mainītu rindkopu visam dokumentam, vislabāk ir atlasīt katru teksta bloku; pretējā gadījumā, ja pārskatā izmantojat galvenes, tās arī mainīsies. Vēl viena labāka iespēja ir, ja pielāgojat konkrēto stilu, ko izmantojat rindkopas formatēšanai.
Lai to izdarītu, dodieties uz Mājas > Stili . Ar peles labo pogu noklikšķiniet uz stila, kuru vēlaties mainīt, un atlasiet Modificēt . Klikšķiniet uz Formāts> rindkopa kas atrodas dialoglodziņa apakšā. Tagad mainiet rindkopas atstarpes, atkāpi un līdzinājumu. Klikšķis labi lai aizvērtu dialoglodziņus.
Ja vēlaties mainīt mazāku dokumenta daļu , izvēlieties, ko vēlaties mainīt. Ar peles labo pogu noklikšķiniet uz iezīmētā teksta un atlasiet Paragrāfs . Parādīsies tāds pats dialoglodziņš kā iepriekš.
7. Kontroles lapas pārtraukumi
Lapas pārtraukums - pēc nosaukuma - sadala nepārtrauktu teksta bloku divās lapās. Lapu pārtraukumi ir svarīgi strukturāli elementi gariem dokumentiem. Word automātiski ievieto lapas pārtraukumu lapas beigās. Bet garā dokumentā lappušu pārtraukumus varat ievietot tur, kur vēlaties.
Lai ievietotu manuālu lappuses pārtraukumu, noklikšķiniet uz Ievietot> Lapas pārtraukums. (Īsinājumtaustiņš: CTRL + Enter)
Lapas pārtraukums izskatās šādi, noklikšķinot uz Rādīt/slēpt komandu sadaļā Punktu grupa .
Bet ko darīt, ja vēlaties vienā lapā vai kolonnā saglabāt virkni rindu un neatdalīt tās lapas pārtraukuma dēļ? Izkārtojums ir jūsu kontrolē. Noklikšķiniet uz mazās bultiņas, kas redzama grupas rindkopas apakšējā labajā stūrī.
Iekš Rindkopas lodziņš, noklikšķiniet Rindu un lappušu pārtraukumi. Izvēlieties kādu no šīm četrām lappušu lapošanas iespējām:
- Atraitne/bārenis vadīkla lapas augšpusē vai apakšā ievieto vismaz divas rindkopas rindkopas.
- Turpiniet ar nākamo novērš pārtraukumus starp rindkopām, kuras vēlaties palikt kopā.
- Saglabājiet līnijas kopā novērš lapu pārtraukumus rindkopu vidū.
- Lapas pārtraukums pirms tam pievieno lapas pārtraukumu pirms konkrētas rindkopas.
Mēs arī parādījām kā noņemt lapu pārtraukumus kad nepieciešams.
8. Izmantojiet stilus un motīvus
Stili un motīvi, iespējams, ir divas no Microsoft Word nepietiekami izmantotajām funkcijām. Bet es domāju, ka jums vajadzētu tos izmantot katrā izdevībā, lai ietaupītu daudz laika.
Bet kāda ir atšķirība starp tēmu un stilu? Microsoft saka:
Motīvi nodrošina ātru veidu, kā mainīt kopējo krāsu un fontus. Ja vēlaties ātri mainīt teksta formatējumu, Word stili ir visefektīvākie rīki.
Tātad, tā kā motīvi kontrolē vispārējo izskatu ar krāsu, efektiem un fontiem - vispirms sāciet ar labu sava dokumenta motīvu. Tad , izmantojiet Stili, lai iedziļinātos konkrētajās daļās, kuru izskatu vēlaties mainīt.
Priekš Tēmas: Dodieties uz Dizains cilni. Izvēlieties tēmu no galerijas. Jūs varat redzēt priekšskatījumus par to, kāda ir krāsu kombinācija.
Priekš Stili: Atlasiet teksta daļu, kuru vēlaties mainīt. Dodieties uz Stili grupa uz Mājas cilni. Jūs varat redzēt priekšskatījumus, kā tie izskatās. Izvēlieties savam saturam piemērotu stilu. Piemēram, izvēlieties virsrakstu stilu dokumenta virsrakstiem. Vai arī konkrēts citātu stils. Varat arī mainīt esošo stilu un izveidot jaunus stilus no nulles.
9. Paraksti
Katram attēlam, diagrammai vai ilustrācijai ir nepieciešams paraksts, lai to skaidri aprakstītu. Tā ir viena teksta rinda, kas parasti atrodas zem grafikas. Paraksti ir arī svarīga atsauce, ja tie ir jāpiemin citā vietā. Daudzos dokumentos šī mazā detaļa nav iekļauta.
Ir viegli pievienot parakstu. Ar peles labo pogu noklikšķiniet uz ilustrācijas, kurai vēlaties pievienot parakstu. Izvēlieties Pievienot parakstu .
Dialoglodziņā pievienojiet parakstu tekstu un konfigurējiet atlikušās opcijas. Uz parakstiem var automātiski atsaukties programmā Word.
10. Izmantojiet ātrās detaļas
Profesionāli dokumenti var atkārtoties. Tāpēc jums vajadzētu sākt izmantot ātrās rezerves daļas katla saturam, kuru visu laiku izmantojat atkārtoti. Piemēram, pieņemsim, ka katrā dokumentā ir iekļauta līguma klauzula. Vai arī ievada informāciju. Atkārtotas kopēšanas un ielīmēšanas vietā saglabājiet tos kā ātrās daļas un atkal un atkal izmantojiet.
Ātrās daļas ir arī veids celtniecības bloks . Jūs varat redzēt visu atkārtoti izmantojamo satura bloku galeriju Celtniecības bloku organizators .
Saglabājiet un atkārtoti izmantojiet savas ātrās daļas divos posmos:
- Atlasiet frāzi, teikumu vai citu dokumenta daļu, kuru vēlaties saglabāt galerijā.
- Iet uz Ievietot> Teksta grupa> Ātrās daļas> Saglabāt atlasi ātro daļu galerijā . Ja vēlaties, nomainiet nosaukumu un pievienojiet aprakstu. Klikšķis labi .
Tikpat viegli varat atkārtoti izmantot saglabāto satura fragmentu.
Novietojiet kursoru vietā, kur vēlaties ievietot atlasi no ātro daļu galerijas. Iet uz Ievietot> Teksta grupa> Ātrās daļas . Pēc tam noklikšķiniet uz teikuma, frāzes vai citas saglabātās atlases, kuru vēlaties izmantot atkārtoti.
Ātro daļu izvēlnē pamanīsit vēl trīs kategorijas.
Automātiskais teksts: Word 2016 ir saglabājis veco Automātiskais teksts iezīme. Tas darbojas kā ātrās daļas jebkuram teksta blokam, kuru izmantojat ļoti daudz. Piemērs: piezīme, kuru vēlaties izmantot ar katru dokumentu.
Dokumenta rekvizīts: Pastāvīgu rekvizītu kopums, ko varat iekļaut katrā dokumentā. Piemērs: uzņēmuma nosaukums vai autors.
Lauki: Tie ir iepriekš definēti elementi, kas tiek automātiski atjaunināti. Piemērs: datums, laiks, lappušu numuri utt.
Atcerieties, ka dokumenta rekvizītu ierakstos dažreiz var būt informācija, kuru nevēlaties koplietot ar visiem. Tāpēc uzmanīgi sekojiet šiem laukiem un, ja nepieciešams, noņemiet slēptos personas datus.
11. Dekorējiet ar lapas malām
Lapu apmales izskatās labi ne tikai skrejlapās un ielūgumos. Ja tas tiek darīts pareizi, viņi dokumentam var pievienot klasi. Lentes izvēlnē Dizains ir pieejami dažādi līniju stili un platumi un mākslas apmales.
Iet uz Dizains> Lapas apmales.
Iekš Apmales un ēnojums kastē, izmantojiet Lapas apmale cilni, lai noformētu robežu.
Iestatījumi ir pašsaprotami. Izmēģiniet ēnu vai trīsdimensiju ar pareizām krāsām, lai pievienotu smalku, bet elegantu apmali. Mākslas stili ar klipkopu apmalēm var būt pārāk šausmīgi profesionāliem dokumentiem.
Izmantojiet četras stūra pogas Priekšskatīt logs, lai atlasītu lapas malas, lai zīmētu robežas. Noklikšķiniet uz šīm pogām, lai noņemtu vai pievienotu apmales, kā vēlaties.
Novietojiet kursoru uz dokumenta pirmās lapas, ja vēlaties apvilkt ap pirmo lapu. Sadaļā varat arī ievietot apmales ap noteiktām lapām. Novietojiet kursoru sadaļā - šīs sadaļas pirmajā lapā vai nākamajā lapā.
Atsauces un sadarbība
Word ziņojums var šķist nepārvaldāms darbs. Tas ir tāpat kā sakārtot miljonu siena kaudzes kārtīgās mazās kaudzītēs. Ideja ir precīzi zināt, kurā kaudzē ir meklējamā tapa. Šīs funkcijas ir paredzētas, lai to atvieglotu.
1. Izveidojiet indeksu
Rakstot lielus dokumentus, piemēram, atskaiti, kurā ir daudz informācijas, ar satura lapu var nepietikt. An Indekss jāparādās dokumenta beigās ar atslēgvārdu lapu numuriem un pārskatā iekļauto informāciju. Izveidojiet rādītāju, lai palīdzētu lasītājam norādīt pareizo informāciju, norādot tikai lapas numuru.
Izveidojiet rādītāju, ja jūsu dokumentā ir vairāk nekā 20 lapas. Microsoft Word 2016 neļauj procesam jūs nomākt. Būtībā tam ir divas daļas:
- Atlasiet vārdus vai informāciju, ko vēlaties iekļaut rādītājā.
- Novietojiet rādītāju pareizajā vietā dokumentā.
Jūs varat ritināt gatavo dokumentu un atzīmēt vārdus vai frāzes, kuras vēlaties iekļaut rādītājā, vai atzīmēt tos, ejot garām. Jebkurā gadījumā atlasiet tekstu, ko vēlaties izmantot kā indeksa ierakstu, vai noklikšķiniet vietā, kur vēlaties ievietot ierakstu.
1. Noklikšķiniet uz Atsauces > Atzīmēt ierakstu .
2. Rediģējiet tekstu Atzīmēt rādītāja ierakstu dialoglodziņš. Varat arī pievienot apakš ierakstu, kurā sīkāk definēts indeksā izmantotais galvenais vārds. Jūs varat pievienot vairākus līmeņus, un katrs no tiem parādās ievilkts zem galvenā ieraksta.
3. Zem Iespējas , varat arī izveidot savstarpēju atsauci uz citu galveno ierakstu. Lasītājs to var izmantot, lai norādītu saistīto informāciju citur tajā pašā dokumentā.
4. Izmantojiet lapas numura formātu, lai izlemtu par lapu numuru parādīšanos rādītājā.
kā atrast administratora paroli Windows 10
5. Noklikšķiniet uz Marks lai atzīmētu indeksa ierakstu. Lai atzīmētu šo tekstu visur, kur tas parādās dokumentā, noklikšķiniet uz Atzīmēt visu .
6. Atkārtojiet procesu visiem vārdiem un frāzēm, kuras vēlaties iekļaut rādītājā.
Tagad esat izveidojis savu indeksu. Ievietojiet to pareizajā vietā dokumenta beigās.
1. Noklikšķiniet uz lapas, kurā vēlaties ievietot indeksu.
2. Noklikšķiniet uz Atsauces> Ievietot indeksu .
3. Indekss tiek parādīts dialoglodziņš. Šeit jūs varat izvēlēties formatēt teksta ierakstus, lapu numurus, cilnes un vadošās rakstzīmes.
4. Sarakstā izvēlieties izskatu no dažādiem formātiem un pārbaudiet priekšskatījuma logu labajā pusē. Atcerieties, ka priekšskatījuma logs nerāda faktisko rādītāju. Tā ir tikai simulācija, kā tas izskatīsies.
5. Noklikšķiniet uz labi . Jūsu rādītājs tagad ir gatavs.
Dažreiz, iespējams, būs jāpievieno indeksam vairāk ierakstu pēc tā ievietošanas lapā. Atzīmējiet ierakstu un dodieties uz Atsauces> Atjaunināt indeksu iekļaut jaunos pieminējumus.
Pievienojiet arī indeksa virsrakstu, jo Word to nedara automātiski.
2. Bibliogrāfiju veidošana
Jūsu dokuments ir gandrīz gatavs. Tagad jums ir jāieskaita visi citi pētniecības darbi un idejas, uz kurām esat atsaucies savā dokumentā. Ir pienācis laiks bibliogrāfijai.
Uzņēmuma ziņojumam, iespējams, nav nepieciešama bibliogrāfija, bet akadēmiskais darbs bez tā nav pabeigts. Bibliogrāfija ir viens no rūpīgākajiem darbiem akadēmiskajā ziņojumā. Pirms sēžat pie bibliogrāfijas, jums ir jāsakārto visi citāti. Izlemiet arī par citēšanas stilu (parasti MLA, KAS , vai Čikāgas stilā ) saskaņā ar jūsu priekšmeta vadlīnijām.
Lai izveidotu šo sadaļu, nevilcinieties izmantot trešo pušu citātu un bibliogrāfijas ģeneratoru priekšrocības.
Taču programmai Microsoft Word 2016 ir pilnīgs rīku komplekts, lai padarītu šo procesu pēc iespējas nesāpīgāku. Tātad, pārejiet pie dokumenta punkta, kurā vēlaties ievietot bibliogrāfiju. Ir labi, ja jums ir vismaz viens atsauce, kas jāiekļauj, bet pat ja tā nav, programma Word 2016 ļauj izmantot citātu par vietturiem un vēlāk aizpildīt avotus.
Klikšķis Atsauces> Bibliogrāfija .
Word piedāvā dažus bibliogrāfijas stilus, kas atšķiras tikai ar virsrakstu nosaukumiem. Izvēlieties atbilstošo stilu un pēc tam ievietojiet citātus no pogas Citātu un bibliogrāfijas grupa .
Bibliogrāfijas rīkā ir daži soļi. Īsuma labad es jūs novirzīšu uz izcilo Microsoft Office palīdzības lapa kas ir soli pa solim.
Daži akadēmiskie raksti jums to lūgs izveidot anotētu bibliogrāfiju . Tā ir pilnīgāka bibliogrāfijas versija ar žurnālu, grāmatu, rakstu un citu dokumentu citātu sarakstu, kam seko īsa rindkopa. Šis punkts ir avota apraksts un tas, kā tas atbalsta jūsu darbu.
3. Savstarpējās atsauces
Jūs varat izmantot savstarpēju atsauci, lai palīdzētu lasītājam pārvietoties pa garu dokumentu. Jebkurā dokumenta vietā jūs varat pateikt lasītājam atsaukties uz virsrakstu, lapas numuru, attēlu, diagrammu, zemsvītras piezīmi, beigu piezīmi un rindkopu. Šķērssaites saite ir lielisks veids, kā savienot saistīto informāciju kopā. Lasītājam vienkārši jānoklikšķina uz saites, lai nokļūtu šajā informācijas fragmentā.
Lūk, kā jūs sākat:
1. Izvēlieties savstarpējās atsauces vietu un ierakstiet tekstu, kas par to stāsta lasītājam. Piemēram: “Nākamās tendences skatiet 3. diagrammā.”
2. Dodieties uz Ievietot> savstarpēja atsauce .
3. In Atsauces veids lodziņā, noklikšķiniet uz nolaižamā saraksta, lai atlasītu, ar ko vēlaties saistīt.
4. Iespējas Ievietot atsauci uz nolaižamā izvēlne mainīsies atbilstoši jūsu iepriekšminētajai izvēlei.
5. In Par kuru laukā, dodieties cauri izvēlei un pastāstiet programmai Word precīzu informāciju, uz kuru izveidot saiti.
6. Pārbaudiet Ievietot kā hipersaites lodziņu lai izveidotu hipersaiti atsaucei uz informāciju.
7. Noklikšķiniet uz Ievietot lai dokumentā iekļautu savstarpējo atsauci.
Atcerieties, ka mēs pieminējām parakstus? Varat izmantot savstarpējas atsauces uz vienādojumiem, attēliem, grafikiem un tabulām, ja zem tiem izmantojāt parakstus.
Word nevar izveidot savstarpēju atsauci uz kaut ko, kas neeksistē. Word informēs jūs par šīm kļūdām, kā arī automātiski atjauninās savstarpējās atsauces, mainot atsauces vienuma lapas numuru vai tekstu.
4. Komentāru izmantošana
Profesionāls ziņojums var būt vientuļš darbs, vai arī jūs varat izmantot komandas palīdzību, lai sagatavotu pirmo projektu. Pazemīgais Komentēt ir viens no visvairāk nepietiekami izmantotajiem Word dokumenta rīkiem. Tas tiek parādīts kā taisnstūra krāsains balons malā vai pārskatīšanas rūtī.
Komentārus varat izmantot kā mazas “lipīgās” vai pašpiezīmes. Rakstot, rediģējot un pārskatot pārskatu vai manuskriptu, atstājiet piezīmēs piezīmes. Esiet radošs - pievienojiet papildu saites uz citiem resursiem, izmantojiet tos, lai iegūtu padomus un norādes, saiti uz dažādām dokumenta daļām vai iestatiet atsauksmju saiti saviem lasītājiem. Un, kad esat pabeidzis, jūs varat viegli noņemt visus komentārus programmā Word .
Microsoft Word 2016 ir arī uzlabots sadarbības rakstīšanas rīks. Komentāriem ir milzīga loma, sniedzot atsauksmes visā komandā. Lūk, kā darbojas komentāru sistēma ...
1. Iezīmējiet tekstu, kuram vēlaties pievienot komentāru, vai noklikšķiniet teksta bloka beigās.
2. Dodieties uz Ievietot> Komentēt . Ierakstiet savu komentāru lodziņā. Komentāri parādās iezīmēšanas apgabalā labajā pusē. Drukas izkārtojuma skats parasti ir labākais veids, kā skatīt komentārus līdzās tekstam.
3. Dodieties uz Pārskats cilni un skatiet citas komentāru iespējas. Šajā cilnē ir redzamas arī visas vadības ierīces izmaiņu un komentāru izsekošana sadarbības dokumentā. Izmantojiet iezīmēšanas opcijas, lai parādītu vai paslēptu komentārus. Piemēram: Nav iezīmēšanas slēps komentārus un iezīmēšanas apgabalu labajā pusē.
Pabeigt savu ziņojumu
Kad lielākā daļa pārskata ir pabeigta un saglabāta, ir pienācis laiks to pabeigt. Kad es saku pabeigt, es nedomāju to korektūru. Tas arī būtu jādara. Tagad jums ir jāveic drošības pasākumi, lai pasargātu ziņojumu no neatļautām izmaiņām un plaģiāta.
Šie drošības pasākumi jūsu elektroniskajam failam piešķirs papildu autentiskuma līmeni pirms tā kopīgošanas.
Šī sadaļa aptvers:
- Paraksti
- Ievietojiet ūdenszīmes
- Padariet dokumentu tikai lasāmu
- Aizsargājiet savu dokumentu ar paroli
- Izdrukājiet dokumentu PDF formātā
1. Paraksti
Pārskatam varat pievienot teksta parakstu personiskam pieskārienam. Bet vienkāršam teksta parakstam nav nepieciešama autentifikācija. Digitālais paraksts ir labāks veids, kā aizsargāt dokumentu no nesankcionētas piekļuves. Digitālais paraksts apstiprina, ka dokuments ir no parakstītāja un nav nekādā veidā sagrozīts.
Izveidosim paraksta rindiņu programmā Microsoft Word 2016.
Dokumentā novietojiet kursoru vietā, kur vēlaties izveidot paraksta rindiņu.
1. Dodieties uz Ievietot > Teksts grupa > Paraksta līnija un noklikšķiniet Microsoft Office paraksta līnija .
2. Paraksta iestatīšana tiek parādīts dialoglodziņš. Aizpildiet laukus, kā norādīts. Ja sūtāt dokumentu parakstīšanai kādam citam, tam paredzētajā laukā pievienojiet norādījumus parakstītājam ( Norādījumi parakstītājam ). Parakstītājs var arī norādīt parakstīšanas mērķi, ja Atļaujiet parakstītājam pievienot komentārus dialoglodziņā Parakstīt ir pārbaudīta.
3. Noklikšķiniet uz labi un dokumentā tagad tiks parādīts paraksta vietturis.
Ievadiet parakstu:
Ja jums jāparaksta dokuments ar ciparparakstu, dodieties uz paraksta rindu un ar peles labo pogu noklikšķiniet uz tā.
Jums tiks piedāvāts parakstīt, izmantojot digitālo ID. Ja jums tāda nav, Microsoft jums pateiks, lai to saņemtu no paraksta pakalpojumu partnera.
Ja jums nav digitālā ID, varat vienkārši ievietojiet paraksta rindiņas tekstuālu attēlojumu . Varat izmantot rakstisku parakstu vai attēlu, kuram nav nepieciešama autentifikācija.
2. Ievietojiet ūdenszīmes
Microsoft Word ūdenszīme ir “viltota”, bet joprojām noderīga vizuālā indikatora dokumenta statusam. Piemēram, varat izmantot ūdenszīmi ar uzrakstu “Melnraksti”, lai to atšķirtu no dokumenta galīgās versijas. Vai arī izmantojiet ūdenszīmi, lai ieteiktu, ka dokuments ir aizsargāts ar autortiesībām vai ir konfidenciāls.
Visizplatītākā ir zīme “Melnraksts”. Tomēr Microsoft Word piedāvā vairākas citas ūdenszīmes, no kurām izvēlēties.
1. Dodieties uz Dizains > Lapas fons un izvēlēties Ūdenszīme . Poga Ūdenszīme būs iespējota tikai drukas skatā.
2. Galerijā varat izvēlēties attēlu vai teksta ūdenszīmi. Ir pieejamas gan horizontālas, gan diagonālas versijas. Dialoglodziņā ir pieejamas visas ūdenszīmes galīgā izskata pielāgošanas iespējas. Izmēģiniet dažādus fontus, izkārtojumus, izmērus un krāsas.
3. Lai izveidotu pielāgotu ūdenszīmi, laukā Teksts varat ierakstīt savu tekstu.
4. Izvēlieties labi lai dokumentam lietotu ūdenszīmi. Word automātiski pievieno ūdenszīmi visām lapām, izņemot titullapu.
3. Padariet dokumentus tikai lasāmus
Profesionāls ziņojums pēc būtības nav jārediģē tā lasītājiem. Dokumenta konvertēšana PDF formātā ir viens no veidiem. Tomēr programmā Microsoft Word varat arī piemērot vēl dažus ierobežojumus un novērst nejaušas izmaiņas vai izlaišanu.
Ir trīs veidi, kā aizsargāt dokumentu.
Pirmkārt - iestatiet dokumentu tikai lasāmu.
Tas nodrošina, ka jūsu dokumentu var tikai lasīt vai kopēt. Tas netraucēs nevienam kopēt failu un veikt izmaiņas kopijā.
1. Dodieties uz Fails cilne> Informācija > Aizsargājiet dokumentu > Atzīmēt kā galīgo.
2. Kad lasītāji atver dokumentu, josla augšpusē liks lasītājiem uzskatīt šo dokumentu par tikai lasāmu. Taču viņi var noklikšķināt uz Rediģēt jebkurā gadījumā, lai atvērtu dokumentu rediģēšanas režīmā.
Otrkārt - aizsargājiet savu dokumentu ar paroli.
Aizsargājiet savu dokumentu no nevēlamiem labojumiem, izmantojot paroles barjeru.
1. Zem Aizsargājiet dokumentu , izvēlieties Šifrēt ar paroli . Ierakstiet paroli un noklikšķiniet labi .
2. In apstipriniet paroli lodziņā, vēlreiz ierakstiet paroli un pēc tam noklikšķiniet labi . Dokuments tiks atvērts, lasītājam prasot ievadīt paroli.
Microsoft izmanto AES (uzlaboto šifrēšanas standartu), 128 bitu atslēgas garumu, SHA1 (kriptogrāfijas jaukšanas algoritmu, kas ģenerē gandrīz unikālu 160 bitu atslēgu, lai aizstātu vienkāršo tekstu) un CBC (šifrēšanas bloku ķēdes), lai hakeris iegūtu labu -pelnīti galvassāpes.
Trešais - ierobežot rediģēšanu.
Šī vadības funkcija palīdz jums kā autoram izlemt, kuras dokumenta daļas citi var rediģēt un kuras tiks bloķētas. Padomājiet par to kā par izlēcēju, kurš ielaiž VIP cilvēkus, bet citādi aizver durvis parastajiem ļaudīm.
1. Dodieties uz Pārskats > Ierobežot rediģēšanu .
2. Zem Rediģēšanas ierobežojumi , pārbaudiet Atļaut tikai šāda veida rediģēšanu dokumentā un pārliecinieties, vai sarakstā ir teikts Bez izmaiņām (tikai lasāms) .
Bez izmaiņām (tikai lasāms) ir noklusējuma ierobežojuma veids. Lai dokumentam noteiktu citu ierobežojumu līmeni, noklikšķiniet uz izvēlnes un izvēlieties no Izsekotās izmaiņas, komentāri vai veidlapu aizpildīšana.
3. Lai atbrīvotu dažas sadaļas no rediģēšanas blokādes, bez ierobežojumiem atlasiet sadaļas rediģēšanai. Lai atlasītu vairāk nekā vienu apgabalu, noklikšķiniet uz CTRL atlasot apgabalu, izmantojot peli.
4. Jūs varat pārbaudīt Visi paneļa Ierobežot rediģēšanu sadaļā Izņēmumi (pēc izvēles). Vai arī noklikšķiniet Vairāk lietotāju … Un atļaut tikai konkrētiem lietotājiem mainīt sadaļas. Pieļaujamās vietas tiks apzīmētas ar kvadrātiekavām.
5. Noklikšķiniet uz Jā, sāciet piemērot aizsardzību .
Tagad atvērtajā lodziņā ierakstiet unikālu paroli. Lai to apstiprinātu, jums tas jāievada vēlreiz.
Parole nav obligāta. Bet tas nodrošina, ka neviens nevar vienkārši noklikšķināt Apturēt aizsardzību un rediģējiet dokumentu. Ja jūs joprojām esat paranoisks, turpiniet un šifrējiet savu Microsoft Word dokumentu, kā mēs to darījām otrajā procesā.
4. Izdrukājiet savu ziņojumu PDF formātā
Pārnēsājamā dokumenta formātam ir daudz priekšrocību. Ne mazāk svarīga ir tā daudzplatformu saderība visos datoros. Jūsu dokuments ir gatavs, un tagad jums tas jādala vai jānosūta, lai to izdrukātu. Daudziem profesionāliem ziņojumiem, piemēram, juridiskam dokumentam, ir jāsaglabā paredzētais formāts.
Saglabājiet vai konvertējiet kopiju PDF formātā. Microsoft Word 2016 nav nepieciešami trešo pušu pievienojumprogrammas.
Iet uz Fails > Eksportēt > Izveidojiet PDF/XPS .
Atcerieties, ka jūsu Word dokumentā var būt sensitīva informācija, kuru nevēlaties iekļaut PDF failā. Noņemiet to pirms publicēšanas PDF failā. Iekš Publicējiet kā PDF vai XPS logs, izvēlieties Iespējas . Pēc tam izvēlieties Dokuments un skaidrs Dokumenta rekvizīti . Iestatiet citas vajadzīgās opcijas un izvēlieties labi .
Pārlūkojiet vietu, kur vēlaties saglabāt failu, un noklikšķiniet uz Publicēt .
Nākamais solis ...
Jūs esat tuvu finiša līnijai. Ziņojums ir gatavs nodošanai jūsu lasītājiem. Bet palicis pēdējais darbs.
Pāršķir lapas un vēlreiz (vēlreiz) pārliecinies, ka tavs ziņojums ir lasītājam draudzīgs. Pieejiet tai ar lasītāja aci. Vai esat sakārtojis savas domas un pārliecinoši uzrakstījis? Vai informācija labi plūst kopā ar diagrammām un ilustrācijām? Vai viņi var pārlūkot un ātri atrast informāciju? Vai teksts ir lasāms? Pēdējā posmā izmantojiet lasāmības rādītāju, lai novērtētu savu dokumentu lasāmības līmeni.
Jūs, iespējams, pamanījāt, ka mēs neaptvērām dažus Microsoft Word aspektus. Piemēram, Microsoft Word tabulas ir svarīgs rīks datu attēlošanai. Vai sarakstu spēks informācijas pārvaldībā.
Microsoft Word ir vairāk nekā ceturtdaļgadsimtu vecs, un tajā ir maz funkciju. Vietnē MakeUseOf mēs esam pārklājuši katru šī zvēra kaktiņu. Tāpēc izmantojiet mūsu resursus, lai bez maksas uzzinātu vairāk par šo programmatūru. Katrs jauna Microsoft Word funkcija iemācījušies padarīs jūsu dzīvi vieglāku.
Padariet savu ziņojumu spožu
Kā teica autore Nataniel Hawthorne,
Viegla lasīšana ir sasodīti smaga rakstīšana
Vai tas neattiecas arī uz profesionālu ziņojumu rakstīšanu? Galu galā, ja tiek dota izvēle, neviens to nevēlas lasīt. Uzņēmuma pārskata rakstīšana un izmantošana saziņai ir divas dažādas lietas. Microsoft Word ir tikai rīks - jūsu uzdevums ir iesaistīties.
Pārbaudiet dažas alternatīvas labākie tiešsaistes tekstapstrādātāji . Un, lai saņemtu papildu palīdzību ar profesionālu rakstīšanu, ieskatieties kā atvainoties e -pastā un to pateikt .
Kāda ir labākā prakse profesionālu biznesa pārskatu rakstīšanai? Pastāstiet mums komentāros.
Kopīgot Kopīgot Čivināt E -pasts Vai ir vērts jaunināt uz Windows 11?Windows ir pārveidots. Bet vai ar to pietiek, lai pārliecinātu jūs pāriet no Windows 10 uz Windows 11?
Lasīt Tālāk Saistītās tēmas- Produktivitāte
- Microsoft Word
- Longform
- Longform ceļvedis
Saikat Basu ir interneta, Windows un produktivitātes redaktora vietnieks. Pēc MBA netīrumu un desmit gadus ilgas mārketinga karjeras noņemšanas viņš tagad aizraujas ar palīdzību citiem, lai uzlabotu viņu stāstīšanas prasmes. Viņš meklē trūkstošo Oksfordas komatu un ienīst sliktos ekrānuzņēmumus. Bet fotogrāfijas, Photoshop un produktivitātes idejas nomierina viņa dvēseli.
Vairāk no Saikat BasuAbonējiet mūsu biļetenu
Pievienojieties mūsu informatīvajam izdevumam, lai iegūtu tehniskus padomus, pārskatus, bezmaksas e -grāmatas un ekskluzīvus piedāvājumus!
Noklikšķiniet šeit, lai abonētu