Home-theater-designers
Pārmērīga atkarība no papīra birojos kaitē videi. Turklāt sensitīvu biroja dokumentu nodrošināšana var būt apgrūtinoša. Tādējādi misijai kritiski svarīgos failus varēja atklāt ikviens, arī nejaušs apmeklētājs.
Izņemot papīru no biroja, jūs varat izvairīties no visiem šādiem riskiem. Šeit ir dažas tiešsaistes lietotnes un padomi, ko varat izmantot, lai padarītu savu biroju bez papīra.
1. Apmeklētāju pārvaldības rīki
Pārejiet no apmeklētāju žurnāla uz papīra uz tiešsaistes apmeklētāju pārvaldības sistēmu. Novatoriski un stabili apmeklētāju pārvaldības rīki var pārvaldīt visu biroja apmeklētāju pārvaldības procesu.
Vestibila trase ļauj izsekot visiem apmeklētājiem, vienlaikus fotografējot un drukājot nozīmītes. Tam ir arī tādas funkcijas kā paziņošana saimniekiem, ārkārtas evakuācijas pārvaldība un drošības personāla brīdināšana.
Proxyclick ir uz mākoņiem balstīts risinājums, kas palīdz kontrolēt cilvēku plūsmu. Šis rīks ir pielāgojams, un tam ir integrēta pieeja, lai nodrošinātu priekšējo galdu efektivitāti un sensitīvo datu drošību.
2. Grāmatvedības lietotnes
Biroja grāmatvedības pārvaldība uz papīra var būt drudžaina, laikietilpīga un mulsinoša. Izmantojot grāmatvedības lietotnes, jūs varat padarīt procesu elektronisku, ātru un bez piepūles.
Salvijas grāmatvedība ir grāmatvedības lietotne, kuru varat izmantot pat bez grāmatvedības zināšanām. Kad esat to savienojis ar savu bankas kontu, darījumu plūsma kļūst nemanāma. Izmantojot vienkāršu ziņošanas funkciju, varat izsekot pārdošanai, pirkumiem un naudas plūsmai.
QuickBooks ir vēl viens tiešsaistes grāmatvedības rīks, kas ļauj jums pašiem novērtēt PVN, nodokļus un darbinieku algu. QuickBooks POS ir paplašināts izdevums, kas ļauj mazo uzņēmumu īpašniekiem bez papīra vadīt mazumtirdzniecības skaitītājus.
3. Projektu pārvaldības lietotnes
Ja plānojat izmantot dokumentus projekta vadības posmā, tas var viegli maksāt lielus dolārus. Lai visi komandas locekļi būtu vienā lapā, jums ir jāizdrukā vairākas viena faila kopijas. Tomēr jūs varat izvairīties no šādiem izdevumiem un kļūt videi draudzīgiem, izmantojot uzdevumu vai projektu vadības rīkus.
Projekta vadības rīks Asana ir intuitīvs lietotāja interfeiss, ko ikviens var izmantot uzdevumu piešķiršanai un izsekošanai. Lietotne palīdz jums koplietot failus reāllaikā, komentēt uzdevumus un ģenerēt digitālos ziņojumus.
Noklikšķiniet uz augšu ir vēl viens projektu pārvaldības rīks, kas ļauj integrēt daudzas trešo pušu lietotnes. Tas piedāvā arī darba slodzes skatu, kas palīdz izsekot individuālai resursu slodzei.
Saistīts: Kas ir ClickUp? Labākās projektu vadības funkcijas
4. Uzdevumu saraksta rīki
Vai jūs joprojām tērējat piezīmju lapiņas, lai pierakstītu savus uzdevumus? Jums vajadzētu atbrīvoties no tā un izvēlēties uzdevumu saraksta lietotnes.
Todoists ļauj organizēti uzskaitīt visus uzdevumus. Tas arī ļauj jums pievienot sadaļas un apakšuzdevumus savu uzdevumu kategorizēšanai. Šajā lietotnē varat arī pievienot prioritātes līmeņus un iecienītākās atzīmes.
Any.do ļauj piekļūt uzdevumu sarakstam no jebkuras vietas jebkurā ierīcē. Tas arī atgādinās jums veikt svarīgus uzdevumus noteiktajā laikā.
5. Piezīmju veikšanas lietotnes
Kad piezīmju veidošanas process ir padarīts bez papīra, varat ietaupīt piezīmjdatoru un pildspalvu izmaksas. Turklāt pirms tikšanās jums nav jātērē laiks, meklējot piezīmju grāmatiņu pārblīvētajā rakstāmgaldā.
Ar piezīmju veikšanas lietotni, piemēram Evernote , jūs varat saglabāt visu svarīgo informāciju dažādās ierīcēs, pateicoties tās tiešsaistes sinhronizācijas funkcijai. Varat arī personalizēt piezīmju formatējumu un pievienot tām attēlus, audio failus un dokumentus pēc jūsu izvēles.
Vienkārša piezīme ļauj pievienot, skatīt, rediģēt un publicēt piezīmes Markdown formātā. Jūs un jūsu komanda varat koplietot visas piezīmes grupā, lai veiktu sadarbību un idejas.
6. Dokumentu skenēšanas rīki
Ja esat nolēmis neizmantot papīru, jūsu stratēģijā vajadzētu iekļaut esošo papīra dokumentu digitalizētu kopiju izgatavošanu.
Izmantot Adobe Scan viedtālrunī, lai papīra dokumentu pārveidotu par PDF failu. Lietotne arī palīdz pārvaldīt failu izmērus, piedāvājot tādas funkcijas kā apgriešana, pagriešana, anotēšana, parakstīšana un krāsu rediģēšana.
ABBYY FineReader PDF ir uzlabots dokumentu skeneris, kas atbalsta vairāk nekā 190 valodas un saglabā tās 12 dažādos failu formātos. Papildus drukātā un ar roku rakstītā teksta skenēšanai varat pievienot komentārus un parakstus.
7. Failu koplietošanas un drošības lietotnes
Ir pagājuši tie laiki, kad jums bija jāizveido atskaites drukātas kopijas un jāizplata tās starp saņēmējiem. Izmantojot tiešsaistes failu koplietošanas lietotnes, varat saglabāt failus mākonī un koplietot piekļuvi tikai ar atbilstošajiem adresātiem.
Kastīte ļauj saglabāt un koplietot failus un dokumentus mākonī, ievērojot nozares atbilstības un datu konfidencialitātes politikas. Tas padara sadarbību starp komandas locekļiem nevainojamu.
Varat arī izmantot Google disks lai droši glabātu biroja failus un koplietotu tos tikai ar paredzētajiem adresātiem. Turklāt rīks ļauj organizēt failus, izmantojot dažādas mapes.
8. Kalendāra lietotnes
Kalendāra lietotnes ir kļuvušas par neatņemamu profesionālās dzīves sastāvdaļu. Visu veidu uzņēmumi var gūt labumu, izmantojot kalendāra lietotni, nevis pierakstīt tikšanās papīra dienasgrāmatā.
Kalendāri ir tiešsaistes tikšanās plānošanas lietotne, kurā varat profesionāli un efektīvi plānot sapulces. Izmantojot šo lietotni, varat automatizēt atgādinājumu un pēcpārbaudes procesu.
Google kalendārs ir populārs tiešsaistes kalendārs, kurā varat krāsot kalendāra ierakstus, lai sakārtotu kalendāra notikumus. Tā ieteikumu rīks palīdz automātiski aizpildīt ierakstus, lai ietaupītu jūsu laiku. Šajā tiešsaistes kalendārā varat viegli rediģēt jebkuras tiešsaistes sapulces grafiku.
Saistīts: Padomi, kā izvairīties no vilcināšanās un ievērot termiņus
9. Digitālie līgumi un e-paraksta rīki
Tagad ir pienācis laiks atmest drukātos juridiskos dokumentus. Pārvietojieties digitālo līgumu un e-parakstu pasaulē, lai ietaupītu papīru un uzlabotu savas komandas darba efektivitāti.
Piedāvāt ir tiešsaistes platforma, kas ļauj jums izveidot, izsekot, nosūtīt un e-parakstīt visa veida līgumus, priekšlikumus un līgumus. No šīs lietotnes satura bibliotēkas varat izmantot iepriekš izstrādātas priekšlikumu veidnes.
PandaDoc ļauj racionalizēt līgumu pārvaldību, viegli veidojot, rediģējot un parakstot dokumentus. Tā piedāvā tādus pakalpojumus kā priekšlikumi, piedāvājumi, līgumi un veidlapas - viss digitālā formātā bez papīra.
10. Tiešsaistes faksa lietotnes
Pat ja plānojat noņemt visus faksus, iespējams, tas nebūs iespējams, ja klienti uzstās uz to izmantošanu. Tomēr, tiešsaistes faksa lietotnes var palīdzēt izņemt papīru no faksa. Šīs lietotnes novirzīs faksus uz datoru, viedtālruni vai jebkuru citu jūsu izvēlētu ierīci. Tādējādi jūs varat arī automatizēt faksu un katru gadu ietaupīt tūkstošiem papīra lapu.
RingCentral ir tiešsaistes faksa programmatūra, kas ļauj pārvaldīt ienākošos un izejošos faksus tiešsaistē, vienlaikus nodrošinot ievērojamus ietaupījumus. Varat arī izmantot HelloSign nosūtīt un saņemt faksus, vienlaikus saglabājot konfidencialitāti un drošību.
Ejiet zaļš, nomainot papīrus ar tiešsaistes rīkiem
Tagad jūs domās varat uzzīmēt skaidru priekšstatu, ka plānojat strādāt bez papīra birojā vai mājās, lai kur jūs arī strādātu. Nepaiet ilgs laiks, lai ieviestu elektroniskas darba vietas politiku, ja jūsu rīcībā ir iepriekš minētās tiešsaistes lietotnes.
kā atvērt zibatmiņas disku operētājsistēmā Windows 10
Atbrīvošanās no papīra ir viens no daudzajiem veidiem, kā sabojāt darba vietu un palielināt produktivitāti.
Kopīgot Kopīgot Čivināt E -pasts 10 veidi, kā palielināt produktivitāti, samazinot darbstacijuUzziniet, kā darbstacija bez traucējumiem palīdz uzmanīgi strādāt un savlaicīgi izpildīt uzdevumus.
Lasīt Tālāk Saistītās tēmas- Produktivitāte
- Tiešsaistes rīki
- Digitālais dokuments
- Organizācijas programmatūra
Tamāls ir ārštata rakstnieks vietnē MakeUseOf. Iepriekšējā darbā IT konsultāciju uzņēmumā guvis ievērojamu pieredzi tehnoloģiju, finanšu un biznesa procesu jomā, pirms 3 gadiem viņš pieņēma rakstīšanu kā pilna laika profesiju. Kamēr neraksta par produktivitāti un jaunākajām tehnoloģiju ziņām, viņam patīk spēlēt Splinter Cell un skatīties pārraidi Netflix/ Prime Video.
Vairāk no Tamal DasAbonējiet mūsu biļetenu
Pievienojieties mūsu informatīvajam izdevumam, lai iegūtu tehniskus padomus, pārskatus, bezmaksas e -grāmatas un ekskluzīvus piedāvājumus!
Noklikšķiniet šeit, lai abonētu