Home-theater-designers
Dokumentu kopīgošana Google diskā vairs nav jauna. Un tas ir kļuvis tikai labāk, jo attālais darbs pieskaras visiem zemeslodes stūriem. Mums tā ir laba ziņa, jo vienkārša Google diska koplietotā mape paver tik daudz sadarbības ideju dažādos domēnos.
Vai jūs joprojām to uztverat? Šiem desmit padomiem vajadzētu palīdzēt pārvaldīt koplietotos failus tikai šodien.
Google diska koplietošanas pamati
Jūs varat koplietot jebkuru failu vai mapi. Bet jums jāpievērš uzmanība cilvēkiem, ar kuriem kopīgojat saturu, un koplietošanas atļauju līmenim, ko atļaujat pakalpojumā Google disks.
Divu minūšu video apkopo procesu.
Kā īpašnieks jūs varat piešķirt citiem pilnīgas īpašumtiesības uz failu vai zināmu piekļuves līmeni skatīšanai un rediģēšanai.
- Var rediģēt: Sadarbības izklājlapa, ar kuru strādājat kopā ar savu komandu.
- Var komentēt: Grāmatas melnraksts, ko jūs rakstāt. Citi var skatīt un pievienot komentārus failam, bet nevar rediģēt. Mapēm nav komentāru.
- Var apskatīt: Nedēļas nogales ballītes ielūgums, ko tikko uztaisījāt, izmantojot prezentāciju.
Šeit ir diagramma, kurā salīdzināta skatītāja, komentētāja, redaktora vai īpašnieka piekļuve:
Avots: Google atbalsts
1. Kā atspējot kopētu, lejupielādētu un drukātu koplietojamus failus?
Varat aizliegt koplietoto failu lejupielādi, drukāšanu un kopēšanu. Uzlabotā informācijas tiesību pārvaldības funkcija noņem šīs opcijas no skatītāja izvēlnes. Tas ir vēl viens dokumentu kontroles līmenis.
Atveriet Google disku. Atlasiet koplietoto failu un noklikšķiniet uz Kopīgot ikona augšējā labajā stūrī.
Uz Kopīgojiet ar cilvēkiem un grupām dialoglodziņā, pievienojiet līdzstrādnieku vārdu. Iestatiet līdzstrādnieku atļauju līmeni nolaižamajā izvēlnē blakus nosaukuma laukam. Google diska kopīgošanas atļaujas ir Redaktors , Skatītājs , Komentēt .
Paziņojuma un personiskas ziņas sūtīšana nav obligāta. Tagad, iespējams, vēlēsities atspējot koplietotā faila lejupielādi, drukāšanu vai kopēšanu. Noklikšķiniet uz zobrata ikonas, lai parādītu vēl divas atļaujas, kuras varat noņemt, lai stiprinātu sava dokumenta konfidencialitāti.
Atgriezieties iepriekšējā dialoglodziņā, noklikšķinot uz bultiņas, un pēc tam nosūtiet failu savam līdzstrādniekam.
Skatītāji redzēs Eksportēšanas iespējas ir atspējotas paziņojums izvēlņu Fails un Rediģēt augšpusē. Kopēšanas izveide, drukāšanas un lejupielādes opcijas ir pelēkas arī konkrētiem dokumentiem, izklājlapām un prezentācijām.
Ņemiet vērā, ka tie, kuriem ir rediģēšanas atļaujas, joprojām varēs lejupielādēt, drukāt un kopēt jūsu failu, pat ja šis iestatījums ir ieslēgts.
2. Koplietojiet mapi ar lietotājiem, kas nav Google lietotāji
Jūsu draugiem un kolēģiem nav nepieciešams Google konts, lai skatītu Google diska mapi vai dokumentu. Jūs varat nosūtīt uzaicinājumu uz viņu e -pasta adresi. Vai arī izmantojiet koplietojamu saiti.
Lietotāji un līdzstrādnieki, kas nav Google konta lietotāji, var skatīt failu tikai neatkarīgi no jūsu iestatītās atļaujas.
Kopīgošana, izmantojot publisku saiti, ir drošības risks sensitīviem dokumentiem, jo ikviens, kam ir saite, var piekļūt failam. Tāpēc izmantojiet to publiskā tērzēšanā, e -pastā vai sociālajos medijos tikai tad, ja dokumentu var apskatīt ikviens.
3. Lejupielādējiet koplietojamo Google diska mapi
Google disks ļauj lejupielādēt visu koplietotās mapes saturu kā ZIP arhīvu. Tas ir noderīgi, lai saglabātu koplietoto dokumentu vietējās kopijas. Mapju struktūra ar visām apakšmapēm tiek saglabāta arhīvā.
bezmaksas mūzikas lejupielāde bez reģistrēšanās
Iet uz Kopīgots ar mani Google diskā. Ar peles labo pogu noklikšķiniet uz mapes un izvēlieties Lejupielādēt .
Varat arī izmantot trīs punktu ikona rīkjoslā, lai lejupielādētu mapi.
Ja lejupielādējat Google dokumentu, izklājlapu vai slaidu, tas tiks lejupielādēts kā Office dokuments. Visi pārējie faili tiks lejupielādēti to sākotnējā formātā.
4. Failu īpašumtiesību nodošana citam
Dokumentu īpašumtiesību nodošanai kādam citam ir daudz iemeslu. Varbūt kāds cits pārņem projektu. Varbūt kāds tevi atlaida. Vēl labāk - jūs dodaties atvaļinājumā un vienkārši vēlaties nodot atbildību par koplietotajiem dokumentiem. Google diska dokumentu un mapju digitāla “nodošana” ir vienkārša.
Atveriet Google disku. Dokumentos, izklājlapās vai prezentācijās atlasiet koplietoto mapi vai failu un noklikšķiniet uz Kopīgot ikona augšējā labajā stūrī. Ja domājamajam īpašniekam nav koplietošanas piekļuves… uzaiciniet, ierakstot e -pasta adresi laukā “Kopīgot ar cilvēkiem un grupu”. Tad Saglabāt .
labākās lietotnes nvidia shield 2018
Noklikšķiniet uz nolaižamās izvēlnes blakus tās personas vārdam, kurai vēlaties piederēt fails vai mape. Izvēlieties Padarīt īpašnieku .
Pēc īpašumtiesību nodošanas jūsu loma tiek mainīta no īpašnieka uz redaktoru. Uznirstošais ziņojums brīdina, ka “Jaunais īpašnieks tiks informēts un var jūs noņemt. Varat arī zaudēt iespēju mainīt kopīgošanas iestatījumus. '
Piezīme: Jūs nevarat nodot sinhronizēta vai augšupielādēta faila (piemēram, PDF vai attēla faila) īpašumtiesības.
5. Kā pieprasīt piekļuvi koplietotajiem failiem?
Mēģinot piekļūt failam, izmantojot koplietotu saiti, iespējams, tiks parādīts ziņojums “Jums ir nepieciešama piekļuve”.
Dažreiz īpašnieki kopīgo saiti pirms atļauju iestatīšanas. Varat arī atvērt failu, izmantojot citu Google ID. Pieprasīt piekļuvi ir viegli ar vienu klikšķi.
Darbvirsmā:
- Atveriet saiti uz failu.
- Noklikšķiniet uz Pieprasīt piekļuvi.
Mobilajā ierīcē:
Izmantojot lietotni Disks Android vai iOS, varat pieprasīt piekļuvi ar vienu pieskārienu, kad tiek parādīts ziņojums “Nevar piekļūt dokumentam”. Pieprasot atļauju, īpašniekam tiks nosūtīts e -pasta ziņojums no lietotnes. Failu īpašnieki nekavējoties saņem paziņojumu operētājsistēmās Android un iOS.
Lejupielādēt: Google disks domēnam Android | iOS (Bezmaksas)
6. Meklējiet līdzstrādnieku
Dokumenta kopīgošana ar 10 dalībniekiem ir vienkārša. Kopīgojot to ar 50, tiek prasīts vairāk plānot. Koplietoto failu pārvaldīšana nozīmē arī izsekošanu, kurš līdzstrādnieks pie kura dokumenta strādā.
Iet uz Skatīt detaļas (Rīkjoslā noklikšķiniet uz ikonas “I”). Pārlūkojiet Darbība cilni, lai ātri redzētu, kurus failus esat kopīgojis nesen.
Klikšķiniet uz Kopīgots ar mani Google diska kreisajā sānjoslā. Jūs saņemsiet sarakstu ar visiem dokumentiem, kuriem kopīgojat piekļuvi.
Izmantojiet Google diska meklēšanu un tās uzlabotos filtrus. Produktivitātes priekšrocības nebūs pārsteigums tiem, kas ir iepazinušies ar Gmail filtriem.
Izmantojiet meklēšanas lodziņu Google diska augšdaļā. Google diska meklēšana arī meklē dokumenta pamattekstā vārdus, kurus vēlaties meklēt.
Varat meklēt augšupielādēto teksta dokumentu vai teksta PDF failu pirmajās 100 lapās. Varat arī meklēt tekstu, kas atrodams visu attēlu PDF pirmajās 10 lapās. Tā vietā, lai meklētu mapes, izmantojiet šo jaudīgo funkciju, lai ātri piekļūtu failam.
Atrodoties Google diskā, nospiediet slīpsvītras taustiņš uz priekšu lai novietotu kursoru tieši meklēšanas lodziņā. Meklēšanas lodziņā noklikšķiniet uz mazās nolaižamās bultiņas, lai atklātu pamata meklēšanas filtrus. Apgūstot dažus manuālos parametrus, var ietaupīt laiku.
Piemēram: Lai atrastu dokumentus, ko kopīgojāt ar kādu personu, izmantojiet | _+_ |.
Google palīdzība ir pilns saraksts sadaļā “Izvērstā meklēšana Google diskā”.
7. Vienkāršojiet kopīgošanu, izveidojot kontaktu grupas
Izmantojot e -pasta kontaktpersonas, jums nav jāiestata atsevišķas dokumentu atļaujas saviem komandas locekļiem. Jūs varat vienkārši izveidot iezīmes, kas ir konkrētu e -pasta grupu kontaktpersonu kolekcija.
Piesakieties Google kontaktpersonas . Kreisajā sānjoslā noklikšķiniet uz Izveidojiet iezīmi .
Piešķiriet tam aprakstošu nosaukumu atbilstoši komandas projektam. Vai jebkas cits, kas ļauj tos viegli atcerēties. Jūs varat nosaukumu etiķetes pēc atļaujām lai tos būtu vieglāk atcerēties. Jebkura kontaktpersona var būt vairāku iezīmju sastāvdaļa.
Piemēram: Project.view vai Project.edit
Ievadiet iezīmes failu vai mapju koplietošanas iestatījumu laukā Google diskā.
8. Skatiet Koplietojama dokumenta skatījumu skaits
Google saglabā versiju vēsturi, taču nav iespējams redzēt, cik reizes koplietots dokuments ir skatīts. Atbildi uz šo jautājumu saņēmu no kāda veca Skursteņu apmaiņa diskusija.
Iesniedziet dokumenta saiti uz http://goo.gl URL saīsināšanas pakalpojums un kopīgojiet tikai šo URL. Šis pakalpojums sniedz informāciju par to, cik reižu uz šīs saites tika noklikšķināts.
Google ir pārtraucis sava URL saīsinātāja atbalstu. Tu vari izmantot Bitly tā vietā. Tas ir noderīgi gadījumos, kad vēlaties publiski kopīgot dokumentu un pārbaudīt atbildi. Ņemiet vērā, ka publiskie dokumenti un faili tiek parādīti meklēšanas rezultātos.
Dažas idejas publiskai kopīgošanai:
- Augšupielādējiet un kopīgojiet e -grāmatu.
- Pārbaudiet sākotnējo reakciju uz radošu produktu.
- Palaidiet prezentāciju prezentācijai publiskai apskatei (piemēram, SlideShare).
- Atrodiet atklātu izglītības saturu.
Padoms: Lai meklētu publiskus dokumentus, varat izmantot vienkāršu Google vietņu meklēšanu. Piem. atslēgvārdu vietne: drive.google.com
9. Kopīgojiet ar Slack
Ja jūs vēl nestrādājat ar Slack, ir pienācis laiks iepazīstināt to ar savu komandu. Ir daudz veidu, kā likt jūsu iecienītākajiem pakalpojumiem darboties ar Slack. Google diska integrācija ir viena no populārākajām.
Slack ļauj importēt Google diska failus un kopīgot tos, izmantojot Slack. Slack arī indeksē visus importētos Google diska failus, lai atvieglotu meklēšanu un atsauci. Faili netiek glabāti vietnē Slack --- tie joprojām paliek jūsu Google diska mapēs. Slack darbojas kā caurule.
Neliels piemērs: ielīmējiet saiti uz Google dokumentu Slack tērzētavā. Slack parāda satura fragmentu no faila zem saites, kad tas ir integrēts. Tas ir noderīgāk nekā tikai neredzīgo saišu kopīgošana.
Slack palīdzības centrs parāda, kā divos vienkāršos veidos varat savienot savu Google disku ar Slack.
10. Kopīgojiet Google dokumentus no Microsoft Office
Google disks pret Microsoft Word varētu būt ikdienas biroju komplekts, bet abi spēkstacijas beidzot spēlē jauki. Varat augšupielādēt Word, Excel un PowerPoint failus Google diskā un strādāt ar tiem mākonī tāpat kā jebkurā citā Google diska koplietotajā failā.
Visi atjauninājumi tiek saglabāti failos to sākotnējā formātā. Diskā saglabātie biroja dokumenti tiek kontrolēti arī ar versiju. Varat izsekot iepriekšējās Office faila versijas vai atgriezties pie vecākas versijas.
kā pievienot savu Instagram stāstu
Ja vēlaties izmantot īpašus Google diska rīkus, piemēram, papildinājumu vai tulkojumus, vienkārši konvertējiet Microsoft failu par Google dokumentu. Pretējā gadījumā jums nav jāuztraucas, mainot vienu formātu uz citu.
Failu kopīgošana Google diskā ir vienkārša
Tas arī ir kļuvis vienkāršāks. Ir vēl daži Google diska iestatījumus, kurus varat mainīt lai padarītu jūsu darba plūsmu vienmērīgāku. Pavadiet kādu laiku, izmantojot Google diska sadarbības funkcijas, jo no tā ir atkarīga komandas darba harmonija.
Kā sadarbības tilts Google disks ir daļa no jūsu attālinātā darba iestatījuma mājas birojā vai jebkur citur pasaulē.
Attēla kredīts: mozaīkmīklas Rido, izmantojot Shutterstock
Kopīgot Kopīgot Čivināt E -pasts 6 dzirdamas alternatīvas: labākās bezmaksas vai lētas audiogrāmatu lietotnesJa jums nepatīk maksāt par audiogrāmatām, šeit ir dažas lieliskas lietotnes, kas ļauj tās klausīties bez maksas un likumīgi.
Lasīt Tālāk Saistītās tēmas- Produktivitāte
- Google dokumenti
- Sadarbības rīki
- Failu pārvaldība
- Failu koplietošana
- Google disks
- Mākoņglabātuve
Saikat Basu ir interneta, Windows un produktivitātes redaktora vietnieks. Pēc MBA netīrumu un desmit gadus ilgas mārketinga karjeras noņemšanas viņš tagad aizraujas ar palīdzību citiem, lai uzlabotu viņu stāstīšanas prasmes. Viņš meklē trūkstošo Oksfordas komatu un ienīst sliktos ekrānuzņēmumus. Bet fotogrāfijas, Photoshop un produktivitātes idejas nomierina viņa dvēseli.
Vairāk no Saikat BasuAbonējiet mūsu biļetenu
Pievienojieties mūsu informatīvajam izdevumam, lai iegūtu tehniskus padomus, pārskatus, bezmaksas e -grāmatas un ekskluzīvus piedāvājumus!
Noklikšķiniet šeit, lai abonētu