Home-theater-designers
Excel ir lielisks rīks datu apstrādei, taču tam ir savi ierobežojumi. Ja jums ir pārāk sarežģītas formulas vai jūsu dators avarē, atverot Excel failu, varbūt jums vajadzētu apsvērt cita faila formāta izmantošanu.
Tātad, kādos lietošanas gadījumos jums jāapsver cita programmatūra? Šeit ir dažas situācijas, kad jums vajadzētu izmantot citu lietotni.
1. Masveida datu bāzes
Ja neesat labi iepazinies ar datoriem, iespējams, domājat, ka Excel (vai Google izklājlapas) ir vienīgais veids, kā saglabāt datus. Galu galā jaunākajās Excel versijās ir 16 384 kolonnas un 1 048 576 rindas, kas kopā veido milzīgas 17 179 869 184 šūnas.
Lai gan tas ir daudz informācijas, jums jāapzinās, ka jūsu dators visu ielādēs uzreiz. Tāpēc, ja izmantojat daudz šūnu, varat sagaidīt, ka dators darbosies lēni. Ja ir simts vai pat tūkstoš rindu, nebūs problēmu.
Tomēr, ja gadu gaitā turpināsiet apkopot datus vai ja vairāki lietotāji pievienos informāciju vienam failam, pat jaudīgi datori neizdosies to ielādēt. Tas ir tāpēc, ka Microsoft, atverot failu, ielādē visus datus.
Lai gan tas ir noderīgi īstermiņa datu analīzei, tas tērē skaitļošanas jaudu, ja jums ir nepieciešams analizēt tikai konkrētu informāciju. Piemēram, ja jums nepieciešama klienta e -pasta adrese, jums nav jāielādē visa pārējā klientu datu bāze.
Laba alternatīva datu glabāšanai ir speciālas datu bāzes programmatūras vai pakalpojuma izmantošana. Tie piedāvā tādas pašas funkcijas kā Excel, piemēram, datu analīzi, bet ar vēl lielāku funkcionalitāti. Jūs varat izmantot Microsoft Access, ja esat Microsoft Suite ventilators. Citas alternatīvas ir LibreOffice Base un citi.
2. Sarežģīta datu analīze
Programmā Microsoft Excel ir ievērojams skaits pieejamo formulu. Tas piedāvā vienkāršāko summas formulu sarežģītām funkcijām, piemēram tīrā pašreizējā vērtība (aprēķina naudas laika vērtību) un prognoze (izmanto nākotnes vērtību aprēķināšanai).
kā ierobežot hroma ram izmantošanu
Tomēr, ja atklājat, ka veicat vairākas sarežģītas funkcijas, ir pēdējais laiks apsvērt citus risinājumus. Excel ir lielisks rīks, ja jūsu formulas mainīgie ir balstīti uz neapstrādātiem datiem. Bet, ja konstatējat, ka jūsu funkcijas ir balstītas uz šūnām, kuras pašas ir formulas, apsveriet iespēju izmantot īpašu analītikas programmatūru.
Ja jūsu izklājlapas balstās uz vairākām formulām, papildu sarežģītības slānis nozīmē, ka kļūdas var viegli neatklāt. Un pat ja atrodat kļūdas, nav viegli tās izsekot, ja formulas ir trīs rindas garas.
Tā vietā, lai izmantotu Excel sarežģītiem scenārijiem, mēģiniet iemācīties programmēšanas valodu, piemēram, Python. To ir viegli saprast, un tādi ir vairāki bezmaksas resursi, lai sāktu darbu uz tā. Un, ja jūs nevēlaties mācīties programmēšanu, varat arī izmantot īpašus datu analīzes rīkus, kurus ir daudz vieglāk izmantot.
kā mainīt komandu uzvednes krāsu
3. Projektu vadība
Pirms īpašu projektu vadības rīku, piemēram, Asana un Trello, parādīšanās daudzi profesionāļi izmantoja Microsoft Excel. Galu galā to ir viegli uzstādīt. Ir pat veidnes, kuras varat lejupielādēt, lai palīdzētu jums sākt darbu.
Bet, tiklīdz jūsu komanda pieaug vai sākat iegūt vairāk projektu, lietas kļūst sarežģītas. Ja vien neizmantojat Excel tiešsaistes versiju, jūsu komanda nevar vienlaikus izmantot jūsu projektu pārvaldības failu. Un, pievienojot vairāk uzdevumu un apakšuzdevumu, vienā lapā var būt pārāk daudz informācijas.
Turklāt, tā kā vairāk cilvēku var piekļūt failam, pastāv lielāka iespēja nejaušai sajaukšanai. Tie var netīši mainīt formulu vai pat izdzēst būtisku informāciju. Projekta atkarību izveidošana un piešķiršana var arī radīt neskaidrības.
Tāpēc vislabāk ir iegūt īpašu uzdevumu pārvaldības lietotni komandas vadīšanai. Mērķtiecīgas lietotnes ļaus jums un jūsu komandai iegūt skaidru priekšstatu par visu, kas jādara. Jūs pat varat piešķirt uzdevumus konkrētiem dalībniekiem, lai nekas netiktu ignorēts.
Un, ja jums ir budžets, tiešsaistē varat atrast bezmaksas projektu vadības rīkus. Tagad jūs varat saglabāt visus vienā lapā, netērējot ne santīma.
4. Veidlapas
Vieglas pieejamības dēļ Excel bieži tiek izmantota kā veidlapa. Ir bijuši daudzi gadījumi, kad pasākumos un sapulcēs viesu reģistrēšanai tika izmantoti klēpjdatori un Excel faili.
Izmantot Excel (vai jebkuru izklājlapu) kā veidlapu ir ērti, jo organizatori var tieši analizēt savus datus. Tomēr tam ir vairāki trūkumi.
- Pirmkārt, jūs nevarētu kontrolēt datu ievadi. Ikviens varētu ievadīt nepareizu informāciju, un jūs nebūtu gudrāks. Nav arī datu standartizācijas. Cilvēks varētu rakstīt Ņujorkā štatā, bet cits rakstītu NY. Tas ir problemātiski datu analīzes laikā.
- Otrkārt, ja jums ir vairākas reģistrācijas vietnes, jums būtu atsevišķas datu kopas, kurām nepieciešama konsolidācija. Tas prasa laiku un var radīt kļūdas jūsu datos. Tas var izraisīt arī darbību dublēšanos, jo lietotāji var ievadīt savus datus divreiz.
- Treškārt, nav datu privātuma. Ja izmantojat izklājlapu, ikviens var ritināt ierakstus un apkopot datus. Tie pat varētu mainīt esošo informāciju, kas sagrozīs jūsu datus. Ja, reģistrējoties programmā Excel, rodas datu noplūde, jūs varat saukt pie atbildības.
- Visbeidzot, ja jūs plānojat izmantot Excel tiešsaistes reģistrācijai, tas nav piemērots lielām datu bāzēm, kā jau minēts.
5. Finanšu datu analīze
Ja izmantojat Excel, lai izsekotu finanšu datus, iespējams, jums ir jāsaista ar vairākiem avotiem. Šie avoti var būt citi Excel faili, tiešsaistes datu bāzes un pat finanšu vietnes. Tomēr, pievienojot tos, palielinās iespēja ieviest kļūdu vai iegūt novecojušu informāciju.
Ir pat bijis kāds incidents J. P. Morganā 2012. gadā, kur, aprēķinot risku, formula nejauši izmantoja cenu summas, nevis to vidējo. Tas, savukārt, deva rezultātu, kas ir aptuveni divas reizes zemāks par faktisko vērtību, un lika bankai zaudēt tirdzniecībā 6 miljardus dolāru.
mans skārienekrāns nedarbojas
Lai gan ir iesaistītas citas problēmas, šī nepareizi uzrakstītā formula ir daļa no kļūdu kaskādes, kas noveda pie šī milzīgā zaudējuma.
Izmantojiet speciālu programmatūru
Microsoft Excel ir lieliska izklājlapa. Tas ir lieliski piemērots nelielām datu kopām vai ja jūs to izmēģināt kā koncepcijas pierādījumu. Bet, ja vēlaties palielināt savu darbu, apsveriet īpašu programmatūru.
Izmantojot programmatūru, kas īpaši izstrādāta jūsu mērķim, jūs iegūsit labāku funkcionalitāti, strādāsit ātrāk un varēsit paveikt lietas efektīvāk. Lai gan dažu to uzstādīšana prasīs laiku vai naudu (vai abus), ilgtermiņā tas ietaupīs naudu.
Kopīgot Kopīgot Čivināt E -pasts 10 labākās Excel alternatīvas izklājlapu vajadzībāmVai meklējat lētāku Microsoft Excel alternatīvu? Šīs izklājlapu lietotnes piedāvā visu nepieciešamo par mazāku cenu.
Lasīt Tālāk Saistītās tēmas- Produktivitāte
- Microsoft Excel
- Izklājlapa
- Datu analīze
Džovijs ir rakstnieks, karjeras treneris un pilots. Kopš tēvs iegādājās galddatoru, kad viņam bija 5 gadi, viņš iemīlēja datoru. Kopš tā laika viņš ir izmantojis un maksimāli izmantojis tehnoloģijas visos savas dzīves aspektos.
Vairāk no Jowi MoralesAbonējiet mūsu biļetenu
Pievienojieties mūsu informatīvajam izdevumam, lai iegūtu tehniskus padomus, pārskatus, bezmaksas e -grāmatas un ekskluzīvus piedāvājumus!
Noklikšķiniet šeit, lai abonētu