Home-theater-designers
1971. gadā pirmais e -pasts tika nosūtīts no viena datora uz otru. Tagad, 269 miljardi e -pastu tiek nosūtīti katru dienu.
Nav iespējams iedomāties, cik daudz šo e -pasta ziņojumu ir nevajadzīgi. Cik daudz kalpo tikai, lai radītu lielāku neskaidrību. Lai sadedzinātu vēl vairāk saņēmēju uzmanības un pacietības.
Bet viena lieta ir droša: ja vairāk cilvēku sāktu efektīvi atbildēt uz e -pastiem, mēs visi būtu nedaudz mazāk cieši pieķerti mūsu iesūtnēm, un mūsu satraukums par e -pastu būtu nedaudz mazāk novājinošs.
Acīmredzamākais risinājums šeit ir ne tikai “iekļautās atbildes”, bet gan iekļautās atbildes pareizi . Tiešā atbildēšana ir vieta, kur jūs atbildat e -pasta galvenajā daļā, nevis rakstāt savu e -pastu no nulles.
Vairākas no mums laiku pa laikam jau dara, atbildot tieši. Bet mums vajadzētu atbildēt tieši tālu biežāk. Un mums tas jādara, ievērojot dažus noteikumus, lai šie sarežģītie e-pasta pavedieni būtu sakārtoti un viegli izpildāmi.
Mēs atbildam uz e -pastu nepareizi
Iebūvēto atbilžu pretstats ir tas, ko bieži sauc par “izlikšanu augšpusē”. Šeit jūs noklikšķiniet uz Atbildēt uz e -pastu un vienkārši sāciet rakstīt tekstlodziņa augšpusē. Šādi šodien tiek veidota lielākā daļa e -pasta ziņojumu. Bet, ja vien jūs nenodarbojaties ar ārkārtīgi vienkāršām e -pasta sarunām, populārākās ziņas var radīt visdažādākās problēmas.
Pirmkārt, augšupielādējot, atsauce uz sākotnējo e -pastu kļūst par milzīgu problēmu, kas ietver e -pasta meklēšanu pēc e -pasta, lai atrastu meklēto. Pēc tam jums ir jāritina atpakaļ uz e -pastu, kuru rakstāt, lai, iespējams, pārfrāzētu to, ko tikko atradāt, ārpus konteksta un bieži vien trūkst būtisku punktu.
Dažreiz adresāts var atbildēt uz jūsu e -pastu pilnīgi jaunā e -pasta pavedienā, kas nozīmē, ka jūsu saruna tagad notiek divos vai vairākos atsevišķos pavedienos.
Ja piedalāties grupas sarunā, lietas kļūst vēl nekārtīgākas. Sekot tam, kas uz ko atbild, kad un uz ko atbildēja tiem atbildes kļūst par gandrīz neiespējamu varoņdarbu.
Iekļautā atbilde ir risinājums
Tā vietā, lai publicētu augšup, mums vajadzētu atbildēt rindā - tas ir, sākotnējā e-pasta ziņojuma pamattekstā. Programmās Outlook un Apple Mail sākotnējo ziņojumu varat redzēt, tiklīdz noklikšķināt uz Atbildēt. Pakalpojumā Gmail vienkārši nospiediet trīs punktus rakstīšanas ekrāna apakšdaļā, lai parādītu sarunu.
Padoms: Lai noņemtu vertikālo citāta rindiņu no atbildes pakalpojumā Gmail, iezīmējiet visu e -pastu un pēc tam noklikšķiniet uz atkāpi mazāk pogu.
Iekļautā atbilde atrisina problēmu, ka nepieciešams ritināt daudz ziņojumu, jo sākotnējais e -pasts ir iekļauts un meklējams pēdējā ziņojumā, ko saņemat šajā sarunā. Tas nozīmē, ka viss tiek saglabāts kontekstā.
Turklāt jums nav jātērē laiks, apkopojot citu cilvēku atbildes vai kopējot un ielīmējot e-pasta ziņojumu fragmentus, lai jūsu atbildes būtu jēgpilnas. Izmantojot tiešās atbildes, viss ir pieejams ikvienam, uz kuru jebkurā laikā atsaukties.
Un pavedieniem, kuros iesaistīti vairāki cilvēki, ir viegli (ja tas tiek darīts pareizi) atšķirt, kas ko teica un kam atbildēt.
Pareizi iekļaujiet atbildi
Kad lielākā daļa cilvēku atbild tiešsaistē, viņi vienkārši uzraksta atbildes līdzās tekstam, uz kuru vēlas atbildēt, un padara to treknrakstu vai sarkanu.
Tas ir tālu no ideāla. Tiklīdz kāds atver e -pastu vienkāršā tekstā, viņš nevar redzēt šo formatējumu. Un, tiklīdz pavedienā ir vairāk nekā pāris cilvēku, viss var ātri kļūt nesakārtots.
Tātad, šeit ir īss ceļvedis pareizi iekļautās atbildes ir mērogojamas un līdz minimumam samazinās neskaidrības.
1. Nepaļaujieties uz formatēšanu
Kā jau minēts, dažos gadījumos adresāts var neredzēt e -pasta ziņojumā iekļauto formatējumu (piemēram, viņš var dot priekšroku vienkāršam tekstam). Ja kāds ir krāsu akls, viņam var būt grūti sekot pavedieniem, kas satur vairākas krāsas.
par ko tu hmu stāvi
Jebkurā gadījumā izmantojiet formatējumu, lai atbildes būtu vieglāk atrast, skenējot e -pastu. Bet nepaļaujieties tikai uz tā.
2. Priekšvārda atbildes ar jūsu vārdu
Tā vietā, lai paļautos uz formatējumu, pieradiniet visas atbildes ievadīt ar savu vārdu un, ja jums jābūt īpaši organizētam, datumu. Palūdziet visiem saņēmējiem rīkoties tāpat.
Pašlaik pakalpojumā Gmail jums nekas cits neatliek kā manuāli ierakstīt savu vārdu. Tas pats attiecas uz vienmēr mīlīgo lietotni Apple Mail.
Tomēr, ja izmantojat programmu Outlook, ir funkcija, kas automātiski ievadīs jūsu atbildes ar jūsu vārdu. Lai to izdarītu, dodieties uz Fails> Iespējas> Pasts . Tad ejiet uz Atbildes un pārsūtīt , pārbaudiet Ievadiet komentārus ar lodziņā un tekstlodziņā ierakstiet savu vārdu. Atbildot e -pasta ziņojumā, jūsu vārds iekavās tiks parādīts automātiski.
Mailbird ir arī šī opcija pēc noklusējuma.
3. Lūdzu, izmantojiet līniju pārtraukumus
Ikreiz, kad atstājat tiešu atbildi, tai jābūt jaunā rindā, nevis teikuma vidū vai rindkopas beigās.
Tādējādi citiem cilvēkiem ir daudz vieglāk atbildēt uz jūsu komentāriem un sarunu skenēšana, kas notiek ap katru punktu, ir daudz vienkāršāka.
4. Atkāpt daudzlīmeņu atbildes
Ja vienā e -pastā tiek adresēti vairāki punkti, vienā ziņojumā būs vairāki pavedieni.
Lai tās būtu sakārtotas, jums vajadzētu ievilkt atbildes ar pavedieniem, lai būtu skaidrs, kuri komentāri attiecas uz katru punktu. Es personīgi uzskatu, ka šeit ir visintuitīvākās rakstzīmes, izmantojot leņķa iekavas (>), jo aizzīmes var nebūt redzamas vienkārša teksta e-pasta ziņojumos.
Tas ietaupīs daudz pūļu, mēģinot saprast, kurai sarunas daļai jāpievērš uzmanība.
5. Pēdējais līdzeklis: izmantojiet labāku rīku
Neviens neizliekas, ka tiešās atbildes šeit ir ideāls risinājums. Bet, ja jums nav citas izvēles kā izmantot e -pastu, veltiet laiku, lai rakstītu efektīvus un efektīvus e -pastus. Pamatojoties uz iepriekš minētajiem iemesliem, atbilde tiešsaistē ir labākais veids, kā turpināt projektu attīstību. Tas arī palīdz ikvienam sekot līdzi vairākām sarunām e -pasta pavedienos, lieki netērējot laiku, meklējot garus iepriekšējo e -pasta ziņojumu sarakstus.
Ja jums šķiet, ka pat iekļautās atbildes kļūst pārāk sarežģītas vai ja jūsu kolēģi nevar ierasties pareizi atbildēt, iespējams, ir pienācis laiks meklēt citu rīku.
Komunikācijas rīki, piemēram Klusums , Yammer , un Huddle atvieglot sarežģītu komandas komunikāciju. Tā vietā, lai turpinātu cīnīties ar e -pastu, iespējams, ir pienācis laiks izmēģināt kādu no šiem.
Izplatiet Vārdu
Pieņemot šos vienkāršos iekļautās atbildes noteikumus, daudzi adresāti novērtēs, cik efektīva ir šī e -pasta uzvedība, un sāks dabiski atdarināt jūsu pieeju.
Tomēr, ja viņi dabiski nekopē jūsu pārdomāto e -pasta sūtīšanas etiķeti, pavelciet tos uz augšu. Nosūtiet viņiem šo rakstu. Aprakstiet, kā vēlaties, lai viņi atbild, un paskaidrojiet, ka tas ietaupīs daudzas pārprastas ziņas, lieki iztērētu laiku un konteksta zudumu.
Mīnusu tiešām nav.
Vai jūs domājat, ka šie noteikumi palīdzēs jums sekot sarežģītiem e -pasta pavedieniem? Vai ir kādi citi ieteikumi, kas, jūsuprāt, būtu noderīgi?
Attēlu kredīts: sangoiri/ Depositphotos
Kopīgot Kopīgot Čivināt E -pasts Rokas animācijas rokasgrāmata iesācējiemRunas animēšana var būt izaicinājums. Ja esat gatavs sākt pievienot dialogu savam projektam, mēs to sadalīsim jūsu vietā.
Lasīt Tālāk Saistītās tēmas- Produktivitāte
- Gmail
- E -pasta padomi
- Apple Mail
- Microsoft Outlook
Robs Naitingeils ir ieguvis filozofijas grādu Jorkas universitātē, Lielbritānijā. Viņš ir strādājis par sociālo mediju vadītāju un konsultantu vairāk nekā piecus gadus, vienlaikus vadot seminārus vairākās valstīs. Pēdējos divus gadus Robs ir bijis arī tehnoloģiju rakstnieks, kā arī MakeUseOf sociālo mediju vadītājs un biļetenu redaktors. Jūs parasti atradīsit viņu ceļojot pa pasauli, mācoties video rediģēšanu un eksperimentējot ar fotogrāfiju.
Vairāk no Rob NightingaleAbonējiet mūsu biļetenu
Pievienojieties mūsu informatīvajam izdevumam, lai iegūtu tehniskus padomus, pārskatus, bezmaksas e -grāmatas un ekskluzīvus piedāvājumus!
Windows 10 wifi adapteris nedarbojasNoklikšķiniet šeit, lai abonētu